Hồ sơ địa chính là loại tài liệu đặc thù, đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực quản lý nhà nước về đất đai.

Chính vì vậy, ở nước ta, hồ sơ địa chính được lập ở tất cả các đơn vị hành chính, từ cấp tỉnh đến cấp xã, trải qua các thời kỳ lịch sử khác nhau. Hồ sơ địa chính được lập ra thông qua việc sử dụng nhiều phương tiện khoa học kỹ thuật khác nhau. Do đó hồ sơ địa chính ở mỗi thời kỳ lại mang những đặc điểm riêng, đánh dấu sự phát triển trong khoa học kỹ thuật đo đạc bản đồ.

1. Khái quát chung về hồ sơ địa chính
1.1. Khái niệm hồ sơ địa chính
Hệ thống hồ sơ địa chính đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý nhà nước về đất đai. Hồ sơ địa chính được lập qua các thời kỳ và lưu giữ ở các cấp hành chính khác nhau của tất cả các tỉnh, thành phố. Theo Điều 4 của Luật Đất đai (năm 2003) thì “Hồ sơ địa chính là hồ sơ phục vụ quản lý nhà nước đối với việc sử dụng đất”.
Thành phần của hồ sơ địa chính bao gồm:
- Bản đồ địa chính
- Sổ địa chính
- Sổ mục kê đất đai
- Sổ theo dõi biến động đất đai
- Bản lưu Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

1.2. Quy trình lập hồ sơ địa chính
1.2.1. Nguyên tắc lập hồ sơ địa chính
- Hồ sơ địa chính được lập theo đơn vị hành chính cấp xã.
- Việc lập và chỉnh lý hồ sơ địa chính thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục hành chính quy định tại Nghị định số 181/2004/NĐ-CP ngày 29 tháng 10 năm 2004 của Chính phủ về thi hành Luật Đất đai. Đó là:
+ Hồ sơ địa chính được lập chi tiết đến từng thửa đất theo đơn vị hành chính xã, phường, thị trấn.
Mỗi thửa đất phải có số hiệu riêng và không trùng với số hiệu của các thửa đất khác trong phạm vi cả nước.
+ Nội dung của hồ sơ địa chính phải được thể hiện đầy đủ, chính xác, kịp thời, phải được chỉnh lý thường xuyên đối với các biến động theo quy định của pháp luật trong quá trình sử dụng đất.
+ Hồ sơ địa chính được lập thành một (01) bản gốc và hai (02) bản sao từ bản gốc; bản gốc được lưu tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường, một bản sao được lưu tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường, một bản sao được lưu tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.
+ Bản gốc hồ sơ địa chính phải được chỉnh lý kịp thời khi có biến động về sử dụng đất, bản sao hồ sơ địa chính phải được chỉnh lý phù hợp với bản gốc hồ sơ địa chính.
+ Hồ sơ địa chính được lưu giữ và quản lý dưới dạng tài liệu trên giấy và từng bước chuyển sang dạng số để quản lý trên máy tính. Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm đầu tư tin học hoá hệ thống hồ sơ địa chính.
- Hồ sơ địa chính dạng số, trên giấy phải bảo đảm tính thống nhất nội dung thông tin thửa đất với Giấy chứng nhận và hiện trạng sử dụng đất.

1.2.2. Lập Bản đồ địa chính
- Bản đồ địa chính được lập trước khi tổ chức việc đăng ký quyền sử dụng đất và hoàn thành sau khi được Sở Tài nguyên và Môi trường kiểm tra, nghiệm thu. Ranh giới, diện tích, mục đích sử dụng của thửa đất thể hiện trên bản đồ địa chính được xác định theo hiện trạng sử dụng đất. Khi cấp Giấy chứng nhận mà ranh giới, diện tích, mục đích sử dụng đất có thay đổi thì phải chỉnh sửa bản đồ địa chính thống nhất với Giấy chứng nhận.
- Trường hợp lập bản đồ địa chính sau khi đã tổ chức đăng ký quyền sử dụng đất thì ranh giới, diện tích, mục đích sử dụng đất của thửa đất được xác định theo hai trường hợp:
+ Đối với thửa đất đã được cấp Giấy chứng nhận;
+ Đối với thửa đất chưa được cấp Giấy chứng nhận.
- Những nơi chưa có điều kiện lập bản đồ địa chính trước khi tổ chức đăng ký quyền sử dụng đất thì được phép sử dụng các loại bản đồ, sơ đồ hiện có hoặc trích đo địa chính thửa đất để thực hiện đăng ký quyền sử dụng đất và cấp Giấy chứng nhận.
- Bản đồ địa chính được chỉnh lý khi tạo thửa đất mới hoặc khi có thay đổi mã thửa đất, thay đổi ranh giới thửa đất, thay đổi mục đích sử dụng đất; đường giao thông, công trình thuỷ lợi theo tuyến, công trình khác theo tuyến, khu vực đất chưa sử dụng không có ranh giới thửa khép kín, sông, ngòi, kênh, rạch, suối và các đối tượng thuỷ văn khác theo tuyến được tạo lập mới hoặc có thay đổi về ranh giới; có thay đổi về mốc giới và đường địa giới hành chính các cấp, về mốc giới và ranh giới hành lang an toàn công trình, về chỉ giới quy hoạch sử dụng đất, về địa danh và các ghi chú thuyết minh trên bản đồ.

1.2.3. Lập Sổ mục kê đất đai
- Sổ mục kê đất đai được lập theo đơn vị hành chính cấp xã để thể hiện tất cả các thửa đất và các đối tượng chiếm đất nhưng không tạo thành thửa đất.
- Sổ được lập cùng với việc lập bản đồ địa chính hoặc được in ra từ cơ sở dữ liệu địa chính. Thông tin thửa đất và các đối tượng chiếm đất khác trên Sổ phải phù hợp với hiện trạng sử dụng đất. Thửa đất đã cấp Giấy chứng nhận mà có thay đổi nội dung thông tin so với hiện trạng khi đo vẽ bản đồ địa chính thì phải được chỉnh sửa cho thống nhất với Giấy chứng nhận.
- Sổ mục kê đất đai được lập chung cho các tờ bản đồ địa chính theo trình tự thời gian lập bản đồ.

1.2.4. Lập Sổ địa chính
- Sổ địa chính được in từ cơ sở dữ liệu địa chính theo đơn vị hành chính cấp xã để thể hiện thông tin về người sử dụng đất và thông tin về sử dụng đất của người đó đối với thửa đất đã cấp Giấy chứng nhận.
- Sổ địa chính được in theo các nguyên tắc sau đây:
+ Sổ địa chính gồm ba phần:
Phần một bao gồm người sử dụng đất là tổ chức, cơ sở tôn giáo, người Việt Nam định cư ở nước ngoài không thuộc trường hợp mua nhà ở gắn với đất ở, tổ chức và cá nhân nước ngoài; Phần hai bao gồm người sử dụng đất là các hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư và người Việt Nam định cư ở nước ngoài được mua nhà ở gắn với đất ở; Phần ba bao gồm người sử dụng đất là người mua căn hộ trong nhà chung cư.
+ Thứ tự của người sử dụng đất thể hiện trong Sổ địa chính được sắp xếp theo thứ tự cấp Giấy chứng nhận đối với giấy chứng nhận đầu tiên của người đó;
+ Mỗi trang Sổ để ghi dữ liệu địa chính của một người sử dụng đất.
+ Nội dung thông tin trên Sổ địa chính phải thống nhất với Giấy chứng nhận đã cấp và được thể hiện theo mẫu.

1.2.5. Lập Sổ theo dõi biến động đất đai
- Sổ theo dõi biến động đất đai được lập ở cấp xã để theo dõi tình hình đăng ký biến động về sử dụng đất và làm cơ sở để thực hiện thống kê diện tích đất đai hàng năm.
Những địa phương chưa xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính theo quy định tại Thông tư này thì Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thực hiện việc lập Sổ theo dõi biến động đất đai.
- Việc ghi vào sổ thực hiện đối với tất cả các trường hợp đăng ký biến động về sử dụng đất đã được chỉnh lý, cập nhật vào sơ sở dữ liệu địa chính, sổ địa chính. Thứ tự ghi vào sổ thực hiện theo thứ tự thời gian đăng ký biến động về sử dụng đất.
- Yêu cầu đối với thông tin ghi trong sổ theo dõi biến động đất đai như sau:
+ Họ, tên và địa chỉ của người đăng ký biến động về sử dụng đất;
+ Thời điểm đăng ký biến động ghi chính xác đến phút;
+ Mã thửa của thửa đất có biến động hoặc mã thửa của thửa đất mới được tạo thành;

2. Pháp luật hiện hành về lưu trữ hồ sơ địa chính
Hiện nay, công tác lưu trữ hồ sơ địa chính được quy định chủ yếu tại Thông tư số 09/2007/TT – BTNMT ngày 02/8/2007 của Bộ Tài nguyên và Môi trường hướng dẫn lập, chỉnh lý, quản lý hồ sơ địa chính.
Việc lưu trữ hồ sơ địa chính quy định tại Thông tư số 09 bao gồm các vấn đề sau:

2.1. Trách nhiệm quản lý hồ sơ địa chính
Theo quy định, trách nhiệm quản lý hồ sơ địa chính thuộc về Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất (thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường, thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường và Uỷ ban nhân dân cấp xã).
- Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường chịu trách nhiệm quản lý các tài liệu, dữ liệu bao gồm:

1 - Cơ sở dữ liệu địa chính (trong máy chủ và trên các thiết bị nhớ) hoặc Bản đồ địa chính, Sổ địa chính, Sổ mục kê đất đai, Sổ theo dõi biến động đất đai đối với trường hợp chưa xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính;
2 - Bản lưu Giấy chứng nhận, Sổ cấp Giấy chứng nhận, Hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận, Hồ sơ xin đăng ký biến động về sử dụng đất đối với tổ chức, cơ sở tôn giáo, người Việt Nam định cư ở nước ngoài (trừ trường hợp mua nhà ở gắn với quyền sử dụng đất ở), tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài;
3 - Giấy chứng nhận của tổ chức, cơ sở tôn giáo, người Việt Nam định cư ở nước ngoài, tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài đã thu hồi trong các trường hợp thu hồi đất, tách thửa hoặc hợp thửa đất, cấp đổi, cấp lại Giấy chứng nhận;
4 - Hệ thống các Bản đồ địa chính, bản Trích đo địa chính và các bản đồ, sơ đồ khác, Sổ địa chính, Sổ mục kê đất đai được lập qua các thời kỳ;
- Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường chịu trách nhiệm quản lý các tài liệu, dữ liệu bao gồm:
1 - Cơ sở dữ liệu địa chính (trên các thiết bị nhớ) hoặc Bản đồ địa chính, Sổ địa chính, Sổ mục kê đất đai, Sổ theo dõi biến động đất đai đối với trường hợp chưa xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính;
2 - Bản lưu Giấy chứng nhận, Sổ cấp Giấy chứng nhận, hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận, hồ sơ xin đăng ký biến động về sử dụng đất đối với hộ gia đình, cá nhân, người Việt Nam định cư ở nước ngoài được mua nhà ở gắn với quyền sử dụng đất ở, cộng đồng dân cư;
3 - Giấy chứng nhận của hộ gia đình, cá nhân, người Việt Nam định cư ở nước ngoài mua nhà ở gắn với quyền sử dụng đất ở, cộng đồng dân cư đã thu hồi trong các trường hợp thu hồi đất, tách thửa hoặc hợp thửa đất, cấp đổi, cấp lại Giấy chứng nhận;
4 - Hệ thống các Bản đồ địa chính, bản Trích đo địa chính và các bản đồ, sơ đồ khác, Sổ địa chính, Sổ mục kê đất đai được lập trước ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành.
- Uỷ ban nhân dân cấp xã: chịu trách nhiệm quản lý Bản đồ địa chính, Sổ địa chính, Sổ mục kê đất đai, Thông báo về việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính và các giấy tờ khác kèm theo do Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất gửi đến để cập nhật, chỉnh lý bản sao hồ sơ địa chính.

2.2. Phân loại, sắp xếp hồ sơ địa chính
Do đặc điểm là hồ sơ địa chính thường xuyên được chỉnh lý, cập nhật và sử dụng nên việc phân loại, sắp xếp hồ sơ địa chính được quy định khá chặt chẽ.
- Hồ sơ địa chính và các tài liệu có liên quan đến hồ sơ địa chính được phân loại để quản lý như sau:
+ Bản đồ địa chính;
+ Thiết bị nhớ chứa dữ liệu đất đai;
+ Bản lưu Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất;
+ Sổ địa chính;
+ Sổ mục kê đất đai;
+ Thông báo về việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính và các giấy tờ khác kèm theo;
+ Các giấy tờ có liên quan đến việc cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu;
+ Hồ sơ đăng ký biến động về sử dụng đất, Giấy chứng nhận đã thu hồi đối với từng thửa đất...
- Các tài liệu trong hồ sơ địa chính được sắp xếp theo từng đơn vị hành chính cấp xã.
Bản lưu Giấy chứng nhận được sắp xếp theo số thứ tự vào sổ cấp Giấy chứng nhận.
Các giấy tờ về thông báo việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính và các giấy tờ khác kèm theo được sắp xếp theo thứ tự thời gian.
Các giấy tờ có liên quan đến việc cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu được sắp xếp theo mã thửa đất.
Các tài liệu nói khác được sắp xếp theo thứ tự thời gian và được đánh số từ 000001 đến hết trong toàn bộ phạm vi quản lý của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất.

2.3. Bảo quản hồ sơ địa chính
Việc bản quản hồ sơ địa chính theo pháp luật chung về bảo quản tài liệu lưu trữ quốc gia. Cụ thể như sau:
- Việc bảo quản hồ sơ địa chính và các tài liệu có liên quan đến hồ sơ địa chính được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ quốc gia.
- Sở Tài nguyên và Môi trường, Phòng Tài nguyên và Môi trường, Uỷ ban nhân dân cấp xã chịu trách nhiệm bảo đảm các điều kiện cho việc bảo quản hồ sơ địa chính và các tài liệu có liên quan đến hồ sơ địa chính.
- Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất và cán bộ địa chính cấp xã chịu trách nhiệm thực hiện việc bảo quản hồ sơ địa chính và các tài liệu có liên quan đến hồ sơ địa chính theo đúng quy định của phát luật về lưu trữ quốc gia.
Như vậy, theo quy định này, hồ sơ địa chính không được giao nộp vào Kho lưu trữ cấp tỉnh và cấp huyện mà được lưu trữ riêng tại lưu trữ Sở Tài nguyên và Môi trường, Phòng Tài Nguyên và Môi trường.

2.4. Thời hạn lưu trữ hồ sơ địa chính
Thời hạn bảo quản hồ sơ địa chính và tài liệu có liên quan đến hồ sơ địa chính được quy định gồm bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn (05 năm).
- Bảo quản vĩnh viễn: Bản đồ địa chính, Sổ địa chính, Sổ mục kê đất đai, bản lưu Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Hồ sơ xin đăng ký biến động về sử dụng đất.
- Bảo quản trong thời hạn 5 năm: Giấy tờ thông báo công khai các trường hợp đủ điều kiện, trường hợp không đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; thông báo về việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính và các giấy tờ khác kèm theo.

2.5. Khai thác sử dụng thông tin đất đai từ hồ sơ địa chính
Việc khai thác sử dụng thông tin đất đai từ hồ sơ địa chính được quy định rất chặt chẽ về hình thức, đối tượng, thủ tục, thẩm quyền cung cấp thông tin.

2.5.1. Các hình thức, đối tượng được cung cấp dịch vụ thông tin đất đai từ hồ sơ địa chính
- Việc cung cấp dịch vụ thông tin đất đai từ hồ sơ địa chính được thực hiện dưới 5 hình thức sau:
+ Một là, tra cứu thông tin;
+ Hai là, trích lục Bản đồ địa chính đối với từng thửa đất;
+ Ba là, trích sao Sổ địa chính, Sổ mục kê đất đai đối với từng thửa đất hoặc từng chủ sử dụng đất;
+ Bốn là, tổng hợp thông tin đất đai;
+ Năm là, sao thông tin hồ sơ địa chính vào thiết bị nhớ của máy tính.
- Đối tượng được cung cấp dịch vụ thông tin đất đai từ hồ sơ địa chính được chia thành đối tượng là tổ chức, đối tượng là cá nhân và được quy định cụ thể như sau:
+ Cá nhân được khai thác thông tin dưới 4 hình thức: tra cứu thông tin; trích lục Bản đồ địa chính đối với từng thửa đất; trích sao Sổ địa chính, Sổ mục kê đất đai đối với từng thửa đất hoặc từng chủ sử dụng đất; tổng hợp thông tin đất đai.

+ Tổ chức được khai thác thông tin ở tất cả 5 hình thức đã nêu trên.
2.5.2. Trách nhiệm cung cấp thông tin đất đai
Những cơ quan quản lý hồ sơ địa chính có trách nhiệm cung cấp thông tin đất đai. Cơ quan cung cấp thông tin phải chịu trách nhiệm đối với nội dung thông tin đã cung cấp và phải xác nhận bằng văn bản về độ tin cậy của nội dung thông tin khi người sử dụng thông tin có yêu cầu. Cụ thể là:
- Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường cung cấp thông tin đất đai của địa phương dưới tất cả các hình thức (trừ các thông tin thuộc Danh mục bí mật nhà nước không được phép công bố).
- Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường cung cấp thông tin đất đai của địa phương dưới 4 hình thức: tra cứu thông tin; trích lục Bản đồ địa chính đối với từng thửa đất; trích sao Sổ địa chính, Sổ mục kê đất đai đối với từng thửa đất hoặc từng chủ sử dụng đất; tổng hợp thông tin đất đai (trừ các thông tin thuộc Danh mục bí mật nhà nước không được phép công bố).
- Uỷ ban nhân dân cấp xã cung cấp thông tin đất đai của địa phương dưới hình thức tra cứu thông tin (trừ các thông tin thuộc Danh mục bí mật nhà nước không được phép công bố).

2.5.3. Phí khai thác sử dụng thông tin đất đai
- Các khoản tiền phải trả để được cung cấp thông tin đất đai bao gồm các khoản sau:
+ Tiền sử dụng thông tin;
+ Tiền dịch vụ cung cấp thông tin bao gồm chi phí nhân công và chi phí vật tư, khấu hao thiết bị phục vụ việc cung cấp thông tin.
- Việc trả tiền để được cung cấp thông tin đất đai được thực hiện theo quy định sau:
+ Người được cung cấp thông tin đất đai phải trả tiền sử dụng thông tin và tiền dịch vụ cung cấp thông tin.
+ Cơ quan nhà nước, cơ quan của Đảng, cơ quan của tổ chức chính trị - xã hội được cung cấp thông tin đất đai để thực hiện các nhiệm vụ thuộc chức năng của mình thì không phải trả tiền sử dụng thông tin;
+ Bộ Tài nguyên và Môi trường, các cơ quan tài nguyên và môi trường ở địa phương, Uỷ ban nhân dân các cấp được cung cấp thông tin đất đai để thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về đất đai thuộc phạm vi quản lý của mình thì không phải trả tiền sử dụng thông tin và tiền dịch vụ cung cấp thông tin.
- Việc quản lý, sử dụng tiền thu được từ việc cung cấp thông tin đất đai được thực hiện theo quy định sau:
+ Tiền sử dụng thông tin do Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thu phải nộp toàn bộ vào ngân sách nhà nước;
+ Tiền dịch vụ cung cấp thông tin đất đai do Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thu được quản lý và sử dụng theo quy định về chế độ tài chính đối với đơn vị sự nghiệp có thu;
+ Tiền thu được từ việc cung cấp thông tin đất đai do Uỷ ban nhân dân cấp xã thu là nguồn thu ngân sách của đơn vị hành chính cấp xã đó.
- Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ban hành quy định về giá tiền sử dụng thông tin và tiền dịch vụ cung cấp thông tin đất đai theo quy định của pháp luật về phí và lệ phí.

2.5.2. Thủ tục cung cấp thông tin đất đai
* Các loại văn bản, giấy tờ trong thủ tục cung cấp thông tin đất đai:
- Người có yêu cầu cung cấp thông tin phải nộp Phiếu yêu cầu hoặc gửi văn bản yêu cầu đến Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất hoặc Uỷ ban nhân dân cấp xã theo quy định sau:
+ Trường hợp yêu cầu cung cấp thông tin dưới hình thức tra cứu, trích lục bản đồ địa chính, trích sao Sổ địa chính, Sổ mục kê đất đai thì phải có Phiếu yêu cầu thông tin theo mẫu.
+ Cơ quan của Nhà nước, cơ quan của Đảng, của tổ chức chính trị - xã hội có yêu cầu cung cấp thông tin đất đai dưới hình thức tổng hợp thông tin để thực hiện nhiệm vụ của mình thì phải có văn bản đề nghị gửi Sở Tài nguyên và Môi trường nơi có thông tin. Văn bản đề nghị cung cấp thông tin phải nêu rõ mục đích cụ thể của việc sử dụng thông tin.
+ Tổ chức không thuộc đối tượng nêu trên và cá nhân có yêu cầu cung cấp thông tin thì phải ký hợp đồng cung cấp thông tin với Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất theo mẫu.
- Việc cung cấp thông tin đất đai phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước được thực hiện theo quy định sau:
+ Đối với yêu cầu cung cấp thông tin của cơ quan của Trung ương thì phải có văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức sử dụng thông tin gửi Sở Tài nguyên và Môi trường nơi có thông tin.
+ Đối với yêu cầu cung cấp thông tin trong phạm vi cùng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thì phải có văn bản đề nghị của cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc của Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh gửi Sở Tài nguyên và Môi trường.
+ Đối với yêu cầu cung cấp thông tin ngoài phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thì phải có văn bản đề nghị của Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi có yêu cầu cung cấp thông tin gửi Sở Tài nguyên và Môi trường nơi có thông tin.
+ Trường hợp Bộ Tài nguyên và Môi trường có yêu cầu cung cấp thông tin thì Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường có trách nhiệm cung cấp.
+ Văn bản đề nghị cung cấp thông tin phải nêu rõ đối tượng quản lý, cơ quan sử dụng thông tin và mục đích cụ thể của việc sử dụng thông tin vào quản lý.
- Việc cấp thông tin đất đai đối với tổ chức sự nghiệp, tổ chức kinh tế phục vụ mục đích nghiên cứu khoa học, đào tạo; quản lý sản xuất, kinh doanh thì phải có văn bản đề nghị của tổ chức đó gửi Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường. Văn bản đề nghị phải nêu rõ mục đích sử dụng thông tin.
- Tổ chức được cung cấp thông tin phải sử dụng thông tin đúng mục đích đã ghi trong văn bản đề nghị; không được cho cá nhân, tổ chức khác sử dụng dưới bất cứ hình thức nào.
* Thời hạn cung cấp thông tin đất đai:
- Trường hợp tra cứu thông tin thì phải cung cấp ngay trong ngày nhận được phiếu yêu cầu;
- Trường hợp trích lục bản đồ địa chính, trích sao hồ sơ địa chính hoặc sao thông tin vào thiết bị nhớ của máy tính thì phải cung cấp thông tin trong thời hạn không quá hai (02) ngày làm việc kể từ ngày nhận được phiếu yêu cầu hoặc văn bản đề nghị;
- Trường hợp cung cấp thông tin dưới hình thức tổng hợp thông tin đất đai từ hồ sơ địa chính thì thời hạn cung cấp thông tin xác định theo thoả thuận giữa Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất và người có yêu cầu cung cấp thông tin.
Như vậy, có thể thấy rằng, hồ sơ địa chính là loại tài liệu về đất đai có giá trị sử dụng cao và lâu dài. Đa phần tài liệu trong hồ sơ địa chính có giá trị sử dụng vĩnh viễn nên được xác định thời hạn bảo quản vĩnh viễn. Điều đó đồng nghĩa với việc để có thể sử dụng hồ sơ địa chính vĩnh viễn thì công tác lưu trữ chúng phải thật sự được quan tâm và thực hiện khoa học, hợp lý. Bởi vậy, các quy định hiện hành về lưu trữ hồ sơ địa chính khá cụ thể và chi tiết./.

Nguyễn Thu Trang - Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ (Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước)