Thông tin và hướng dẫn việc tạo và bảo quản các tài liệu sẽ trở thành tài liệu lưu trữ trong gia đình, công việc kinh doanh và cộng đồng.

Xin trân trọng giới thiệu với độc giả một số biện pháp bảo quản, lưu trữ, tu bổ, phục chế và trưng bày tài liệu lưu trữ. Đây là những kinh nghiệm của DRO (Devon Record Office của Anh). Hy vọng đây sẽ là một tài liệu tham khảo lý thú đối với những người làm công tác lưu trữ ở Việt Nam.

1.Công việc của Phòng bảo quản
Mục đích của công tác lưu trữ là đảm bảo rằng lịch sử đã được viết sẽ được bảo quản để sử dụng cho hiện tại và các thế hệ tương lai. Trong quá trình này, người làm công tác bảo quản giữ vai trò trung tâm đằng sau bằng việc cung cấp và hỗ trợ kỹ thuật và phương pháp bảo quản. Nhiệm vụ của người làm công tác bảo quản là bảo quản và đảm bảo độ bền vững của tài liệu, do vậy điều cần thiết là ngăn ngừa quá trình hư hỏng tài liệu, đồng thời làm sao để tài liệu ít bị tác động nhất khi cho phép các nhà nghiên cứu có thể tiếp cận. Một loạt các phương pháp đã được sử dụng trong bảo quản và đòi hỏi phải có kỹ năng thành thục, do phần lớn các tài liệu là duy nhất và không thể thay thế.
Các tài liệu được hình thành từ các vật liệu hữu cơ, và do vậy chúng dễ bị tổn hại và tích trong mình những yếu tố phá huỷ chính bản thân các tài liệu này. Các tài liệu bắt đầu bị tổn thương ngay khi hình thành và quá trình này ngày càng lớn trong điều kiện môi trường bảo quản kém không đảm bảo về nhiệt độ, độ ẩm, ô nhiễm và bụi, đây cũng là nguyên nhân khiến cho tài liệu bị giòn, mốc, ngả màu, bị côn trùng và sinh vật gây hại tấn công.
Nhiệm vụ của nhà bảo quản tài liệu lưu trữ không chỉ là tu bổ hoặc phục chế tài liệu, mà còn là việc bảo quản những tài liệu này. Việc bảo quản là một quá trình nhằm ngăn ngừa nguy cơ huỷ hoại tài liệu và những hư hại vật lý của tài liệu phải được tu bổ. Các phương pháp và kỹ thuật được lựa chọn theo quy cách bảo quản đã được công nhận sau đây ủng hộ việc can thiệp tối thiểu và không khiến cho tài liệu bị hư hại. Đây cũng là lý do giúp những đặc trưng và cấu trúc ban đầu của tài liệu được gìn giữ. Có nhiều minh chức cho thấy vật liệu mới được sử dụng trong quá trình tu bổ và không làm mờ thông tin. Việc mất tài liệu không được tính đến, do điều này có thể khiến thông tin bị mất hoặc sai lệch. Không cần cố gắng tạo ra những vật liệu mới giống như các tài liệu gốc, nhưng phải được sự đồng thuận của các chuyên gia và tương thích. Tất cả vật liệu mới phải được thử và chấp thuận trước khi được mua để sử dụng, đề phòng trường hợp ngược lại. Những ưu tiên cho công tác bảo quản được tính đến đối với những tài liệu không thể tìm ra những tư vấn thích hợp do điều kiện của loại tài liệu này, những tài liệu có nguy cơ rủi do cao do yêu cầu bảo quản rất cao và đây là những tài liệu rất có giá trị.
Cần rất nhiều giá tài liệu trong quá trình thực hiện việc bảo quản, và do vậy việc bảo quản là một quá trình lâu dài và tỉ mỉ; một chương trình bảo quản (kiểm soát môi trường và bao gói) được thực hiện. Hy vọng các nhà nghiên cứu sẽ nhận ra rằng một số tài liệu lưu trữ được giới thiệu với họ trong điều kiện chất lượng bao gói mới chỉ là một phần nhỏ trong các kho lưu trữ nắm giữ, nhưng thời gian và sự giúp đỡ của các tình nguyện viên sẽ cải thiện tình trạng này. Cần đưa ứng dụng chụp micro film các tài liệu được sử dụng nhiều giúp rất nhiều trong việc làm giảm những tác động hao mòn lên tài liệu. Đây là nguyên nhân của những lo ngại cho rằng các tài liệu có thể không thích hợp đối với việc sao chép hoặc không có sẵn do tính chất phải xử lý đặc biệt của tài liệu và những am hiểu đặc biệt về tài liệu.

2.Tạo các tài liệu mới cho gia đình, cộng đồng và văn bản kinh doanh
Khi mua vật liệu viết cho các văn bản mới, bạn muốn các văn bản được giữ lâu dài; ví dụ: biên bản cuộc họp của tổ chức xã hội, nhật ký cá nhân, sổ sách của câu lạc bộ…; những gợi ý sau đây sẽ bảo đảm rằng bạn đã chọn được chất liệu đúng. Nhiều người trong chúng ta sẽ dùng giấy có sẵn hoặc sách được mua mà không biết nhiều loại giấy hiện nay có chất lượng thấp và nếu các tài liệu được ghim bằng những vòng nhựa xoáy, viết bằng loại mực viết hiện đại, và giữ trong điều kiện không tốt, tài liệu sẽ không chống chọi được với thời gian. Hãy xem lại những cặp tài liệu của những năm 1960 của thế kỷ trước, bạn sẽ không nghi ngờ gì về sự tàn phá của thời gian. Nếu bạn là một thư ký mới, hoặc là sử gia của gia đình thì hãy dũng cảm và làm thay đổi điều này. Bạn sẽ không phải nuối tiếc về những nỗ lực của mình hoặc về những chi phí đắt đỏ và điều này sẽ giúp cho những tài liệu mà bạn tạo nên có thể tồn tại được thậm chí là hàng trăm năm.

  • Giấy viết và sổ ghi/sổ cái, cần phải là loại giấy có thể lưu trữ, bảo quản lâu dài, không bị mục. Có nhiều tên gọi cho các loại giấy này như giấy woodfree, giấy trung tính hay còn gọi là giấy phi acid (acid free), giấy buffered (buffered paper). Các công ty cung cấp các nguyên vật liệu cho bảo quản tài liệu lưu trữ có tất cả các loại giấy này, nhưng cần đặt ra yêu cầu cao nhất. Nếu yêu cầu của bạn cao, thì sẽ rất dễ dàng cho những người khác khi sử dụng giấy có chất lượng như bạn yêu cầu. Giấy tái chế chỉ tốt cho môi trường nhưng lại có tuổi thọ kém.
  • Nên sử dụng mực chất lượng tốt dành cho bút và tem dùng tốt. Loại mực có chứa hàm lượng carbon cao sẽ có độ bền cao nhất, rất đen và chống nước. Loại mực này được mô tả dưới tên “độ bền vĩnh cửu”, đậm màu (pigment), mực tàu, mực văn kiện (document ink), mực thư pháp (calligraphers), mực lưu trữ (archival). Mực này dùng cho nhiều loại bút từ bút có bi đầu tròn đến loại bút ngòi sử dụng mực nước.
  • Không nên cố sử dụng mực màu trừ phi bạn biết rằng loại mực đó sẽ không bị mờ hoặc bay. Mực đỏ chỉ mang tính nhất thời và dễ bị bay trong điều kiện độ ẩm hiện nay, và màu vàng thường bị mờ. Mực in laser là loại mực ổn định nhất trong các loại mực in hiện đại hiện nay. Mực photocopy thường có chất lượng thấp, nhưng sẽ được cải thiện nếu giấy dùng là loại tốt. Bản in bằng giấy fax sẽ bị bay rất nhanh trong điều kiện độ sáng cao, nếu muốn giữ bản fax lâu dài thì cần phải chuyển tài liệu sang một dạng khác.
  • Để giữ các bản tài liệu đơn cùng nhau thì kẹp giấy bằng đồng tốt hơn ghim sắt. Nên tránh những đồ dễ bị gỉ. Nên tránh dùng băng dính, vấn đề là việc dùng băng dính sẽ gây ra tác hại lớn hơn rất nhiều so với sự tiện dụng ngay lập tức của nó. Gần như là hầu hết các vật liệu dính sẽ làm biến màu và gây hại đến giấy theo thời gian.
  • Các album ảnh nên được sắp xếp theo kiểu cũ, kẹp giữa các trang giấy bìa đã khử acid (free acid) với loại giấy bóng kính (glassine paper) hoặc giấy bạc an toàn (silversafe paper). Các bức ảnh được gắn vào lề giấy. Công việc này hiện đã trở nên phổ biến hơn do những hư hại của các tấm ảnh tự dính đã xuất hiện, nhưng những bức ảnh trước những năm 1950 hoặc những ảnh tư liệu quý hơn thì nên giữ trong các điều kiện tốt nhất. Đối với các phim âm bản, thì có thể mua các loại giấy và ống bảo quản để bảo vệ.

Nên tạo ra nhiều bản sao nếu muốn. Thông thường chỉ cần một bản sao để sử dụng chung, và một bản khác làm bản gốc.

3. Những yếu tố ảnh hưởng tới tài liệu lưu trữ
+ Nóng và ẩm làm gia tăng tác động của acid, làm tăng nấm mốc. Làm mềm độ dính. Làm yếu sợi giấy. Riêng nhiệt độ cao sẽ làm cho giấy giòn hơn.
+ Ánh sáng là nguyên nhân của hiện tượng quang phân (photolysis) do giấy bị yếu đi, mực và màu bị mờ, và làm vàng loại giấy sản xuất từ bột gỗ. Các tia cực tím (U.V) của ánh sáng là nguyên nhân phá hoại nhiều nhất.
+ Dao động về độ ẩm và nhiệt độ sẽ ảnh hưởng tới các loại tài liệu có độ hút ẩm cao. Là nguyên nhân khiến các cuốn sách bị biến dạng.
+Acid là nguyên nhân của thủy phân acid (acid hydrolysis) – là hiện tượng của việc tờ giấy bị phá hủy, giấy bị yếu đi. Các nguồn acid có trên tờ giấy có thể sản sinh là từ quá trình sản xuất giấy, mực, kho chứa, vật liệu làm khung và ô nhiễm không khí.
+ Côn trùng và loại gặm nhấm ăn giấy, băng dính, da, giấy da và hầu hết các đồ lưu trữ khác.
+ Nấm và mốc tạo ra acid phá hủy tài liệu lưu trữ, ảnh hưởng tới kích thước của tài liệu lưu trữ, khiến cho tài liệu dễ bị phá hủy và biến màu. Nấm và mốc rất phát triển trong môi trường có tính acid.
+ Con người làm bẩn tài liệu lưu trữ trong quá trình cầm, tác động đến tình trạng vật lý, dùng bút viết mực, buộc, dính, ghim tài liệu lưu trữ.
+ Bụi sản sinh từ trong không khí, bào tử mốc, bụi có chứa trong các loại vật liệu dùng trong lưu trữ dễ bị gỉ.
+ Điều kiện kho kém do sách và tài liệu lưu trữ bị nhồi nhét chặt, đặc biệt là khi lưu trữ các bản đồ. Các vật liệu bao gói có tính acid và lưu huỳnh.
+ Các rủi ro khác như hỏa hoạn, nước, hoặc sập giá tài liệu.
4. Công tác bảo quản và những trợ giúp đầu tiên đối với tài liệu lưu trữ
Bảo quản là phương cách tốt nhất để tránh không phải cứu giúp tài liệu khỏi bị hủy hoại. Nếu có thể bảo quản tốt tài liệu bằng việc bao gói và xử lý tốt, thì có tiết kiệm được thời gian và chi phí. Nếu bạn biết một vài quy tắc trong công tác bảo quản, thì việc bảo quản không còn là vấn đề lớn. Sau đây là một số những phương cách được xem là tốt nhất và và là tài liệu tham khảo cho những người làm công tác bảo quản. Những quy tắc này tính đến việc người làm công tác bảo quản sẽ sử dụng bao gói có chất lượng để đựng tài liệu lưu trữ có tuổi thọ trên 50 năm hoặc những tài liệu được coi là đặc biệt quý.

  • Giữ tài liệu trong một phòng có không khí không bị dao động lớn trong ngày hoặc theo mùa. Cần có phòng đệm dự phòng với quạt thông gió. Gác mái và tầng hầm không tốt cho việc lưu trữ tài liệu mà còn tạo điều kiện cho nấm và mốc phát triển, đây có thể là nơi trú ngụ của côn trùng và loài gặm nhấm. Cần để sách xa tường. Đường ống nước cũng cần tránh do có thể bị rò gỉ và hoặc ngập sàn kho.
  • Cần cất giữ tài liệu trong những hộp có chất lượng hoặc là đã được khử acid (free – acid) hoặc là giấy và bìa đã khử acid (free-acid). Chỗ đặt hộp phải xa ánh sáng trực tiếp, nhiệt (bộ tỏa nhiệt), hoặc là cây cối do côn trùng có thể ẩn nấp. Nhiệt độ và độ ẩm lý tưởng đối với tài liệu lưu trữ giấy và giấy da không được vượt quá 13-15 độ C/độ ẩm 55-60%, đối với ảnh phải dưới 20 độ C/độ ẩm 30-40%. Dụng cụ đo độ ẩm hoặc bộ điều khiển điện tử có thể được sử dụng để kiểm soát đảm bảo nhiệt độ và độ ẩm theo đúng quy định.
  • Môi trường ẩm có thể tạo điều kiện cho nấm mốc phát triển. Cần gói hút ẩm, để làm giảm độ ẩm và bẫy côn trùng, trong hộp đựng tài liệu. Nếu phát hiện thấy mốc, không cần phải cố gắng làm sạch khi tài liệu vẫn còn hơi ẩm, mà trước hết cần làm khô bằng hệ thống thông gió tốt. Dựng các tờ tài liệu và các cuốn sách đứng lên. Khi tài liệu khô, đặt tài liệu vào một tấm giấy phẳng và dùng chổi mềm để làm sạch bề mặt. Bào tử mốc có thể tác động xấu tới sức khỏe, cần thận trọng trong quá trình làm sạch, cần sử dụng mặt nạ và găng tay, làm việc trong phòng có thông gió tốt hoặc bên ngoài trong điều kiện thời tiết tốt. Không khí quá khô cũng có thể ảnh hưởng tới chất lượng của giấy và là nguyên nhân khiến tài liệu bị giòn và ố.
  • Ánh sáng ban ngày có chứa tia cực tím mạnh nhất, đây có thể là nguyên nhân khiến giấy bị mờ, ố và giòn. Mức ánh sáng thích hợp cho tài liệu trưng bày là 50 lux, mức sáng này tương đối mờ. Ánh sáng đèn điện có thể được chấp nhận với điều kiện có màn che.
  • Đặt các bức ảnh trong ống đựng ảnh. Các album ảnh nên được chèn bằng các tấm giấy bạc an toàn (silversafe) giữa các tấm ảnh mặc dù giấy bóng kính (glassine paper) được coi là thích hợp. Phim âm bản nên được bọc cẩn thận bằng giấy bạc an toàn hoặc phong bì.
  • Bản đồ, sơ đồ và các tài liệu lưu trữ khổ lớn khác, lý tưởng nhất là cần giữ trong mặt bằng có độ phẳng, nhưng cũng có thể cuộn bỏ ống và bảo vệ ống bằng một lớp vải.

Cần phải suy nghĩ kỹ trước khi có ý định phục chế/tu bổ tài liệu, không được cố ép phải làm. Tốt nhất là hạn chế cầm vào tài liệu và tài liệu cần được bao gói tốt. Để bảo đảm cho nguồn thông tin và những kỳ vọng về kết quả bảo quản cuối cùng, thì: không nên sử dụng băng dính trong bất cứ lý do nào. Do việc này sẽ khiến tài liệu nhanh bị tổn hại do bị ố, mờ và về lâu dài có thể gây ra những vết bẩn của bụi dính. Nếu phải dính các tờ tài liệu lại với nhau thì nên sử dụng giấy có dính (tem, giấy có dính ghi nhãn), hoặc hồ nước. Nếu nghi ngờ không thể dùng được những vật liệu này thì có thể sử dụng kẹp giấy bằng đồng thay vì kẹp bằng sắt.

  • Nhiệt độ và độ ẩm lý tưởng cho tài liệu lưu trữ là 13-18 độ C/độ ẩm 55-65%
  • Nhiệt độ và độ ẩm lý tưởng cho bảo quản ảnh là dưới 20 độ C/ độ ẩm 30-40%

5. Bảo quản tài liệu giấy

Những quy tắc đầu tiên của việc bảo quản các tài liệu bằng giấy là phải bảo quản trong điều kiện tốt, giữ tài liệu xa ánh sáng và tránh xa điều kiện quá nóng hoặc quá lạnh, môi trường phải sạch bụi. Nhiệt độ và độ ẩm lý lưởng là 13-18 độ C/độ ẩm 55-65%. Đựng trong hộp sơn tĩnh điện, có bìa bọc, có hộp hoặc ống bọc bằng nhựa trơ (inert plastic sleeve). Chụp lại ảnh, scan hoặc sao chép lại film. Việc bao gói cẩn thận sẽ giúp cho tài liệu trông có giá trị hơn và sẽ giúp làm giảm việc làm bẩn tài liệu khi được tra cứu và hạn chế bị mòn do người tra cứu có thể nhấm ngón tay ướt cho dễ lật. Không nên cố tu bổ tài liệu mỏng mảnh đặc biệt là phải tránh dùng băng dính. Hư hại do nấm mốc hoặc côn trùng hoặc mực có tính acid cần được tu bổ bằng những người chuyên làm công tác tu bổ. Cần phải tham khảo ý kiến của các chuyên gia tu bổ khi thực hiện.
Tại Anh, các tài liệu giấy có trước năm 1830 vẫn tốt do các tài liệu này được soạn trên chất liệu giấy từ sợi bông hoặc sợi lanh tốt và thường được bảo quản trong điều kiện khá sạch, nếu không bị mực có tính acid (acidic ink) hoặc kho chứa kém. Do Cuộc cách mạng công nghiệp và nhu cầu lớn về sách in, nên không thể có đủ giấy vải. Giấy được dùng thay thế là loại giấy bột gỗ giá rẻ do vậy giấy này khó đáp ứng được tiêu chuẩn như mong đợi. Để làm cho loại giấy mới sạch và bóng, đã có một số phụ gia được thêm vào. Các nhà sản xuất giấy ở Anh như Alum, Rosin, Size và Kaolin đã cho thêm nhiều thành phần phụ gia khác nhau nên những sản phẩm này bị phân rã nhanh. Tại Anh, các giấy tờ và sách cuối thời nữ hoàng Victoria phân rã nhanh hơn so với thời trước đó. Điều này vẫn đúng vào thời nay. Mực và giấy ngày nay dường như không chống chọi nổi với phép thử của thời gian. Bất cứ ai sở hữu những cuốn sách ra đời trong những năm chiến tranh có thể nhận thấy sự biến đổi về màu sắc và cảm nhận được sự phân rã của giấy.
Thư tín. Được đặt riêng từng tờ hoặc một tập. Việc cuộn các bức thư này sẽ khiến giấy dễ bị hỏng. Do vậy cần bảo quản các bức thư theo các tờ đơn lẻ hoặc tập bọc ngoài bằng bìa cứng đã khử acid (acid – free).
Sách. Sách được làm sạch bằng chổi mềm quét bụi. Nếu không được đem ra trưng bày thì việc bọc sách cẩn thận sẽ giúp tránh ánh sáng và bụi tác động. Cần tránh lấy sách trên giá bằng cách kéo sợi vải đánh dấu trang có trên sách. Cần cầm gáy sách và kéo nhẹ ra ngoài. Nếu sách gặp vấn đề khó khăn khi lấy ra thì cần tìm thợ đóng sách để tu bổ lại.

Tạp chí. Giấy in báo thường được làm từ loại bột gỗ có chất lượng thấp và không dùng cho việc bảo quản lâu dài, nhưng dĩ nhiên những người làm công tác bảo quản lại mong muốn lưu trữ lâu dài. Điều may mắn là phần lớn các tạp chí đều giữ bản microfilm, các bản sao cứng của các tờ báo và thường khó thay thế. Chỉ có một số ít báo chí địa phương không thực hiện việc này và nhiều tờ trong số này không còn xuất bản nữa. Những tờ báo này làm như vậy để tiết kiệm chi phí.

Báo, tạp chí thường bị ố vàng và dính rất nhanh tiếp đó là bị rách và bắt đầu bị mủn. Giấy in cũng rất dễ bị hút nước do vậy nó rất hữu ích cho việc làm giấy bồi. Tờ báo sẽ không nằm trong nỗ lực bảo quản trừ phi tờ báo là độc bản. Việc cần phải làm để bảo quản tờ báo là đặt nằm trong những hộp sơn tĩnh điện, tránh ánh sáng và nhiệt độ quá nóng hoặc lạnh. Việc đóng gói cũng cần được thử, nhưng quá trình này có thể làm sản sinh ra hiện tượng vi khí hậu vốn là hiện tượng có thể đẩy nhanh quá trình mục tài liệu. Những sửa chữa nhỏ với băng bảo quản, có sẵn từ các nhà cung cấp, (không dùng băng dính), để chặn sự phát triển của chỗ báo bị mủn có thể chỉ được chấp nhận đối với tờ tạp chí.

6.Giấy da và dấu niêm phong
Giấy da và giấy da cừu (parchment and vellum) thường là từ chỉ loại giấy mịn mỏng làm từ da cừu hoặc da dê. Giấy da (parchment) thường chắc và có màu kem, đây là loại giấy thường làm từ da cừu và dùng để viết bản thảo hoặc in. Giấy da vellum là loại giấy da mềm và dẻo hơn, có màu trắng nhờ, được làm từ da bê hoặc cừu và được dùng để đóng sách hoặc viết.
Giấy da (parchment) có thể chịu được ẩm và ướt để làm cho bề mặt của tờ giấy trở nên phẳng sau khi bị méo. Nhưng việc này cũng thường là nguyên nhân để mốc phát triển, di trú trên bề mặt của tờ giấy và sẽ khiến cho bản thảo trở nên khó đọc. Hiện tượng này, cùng với tác hại của mùi da mủn, là lý do chính cho việc phải giữ cho giấy da parchment ở độ ẩm thích hợp khoảng 50-60%.

Khi da trở nên khô thì miếng da sẽ bị cong, lồi lên và lõm xuống, và sẽ cần các chuyên gia để làm cho miếng da phẳng trở lại. Trường hợp xấu nhất là miếng da có thể giống như bánh mỳ và rất giòn khi ở trong điều kiện quá khô. Việc này sẽ không thể chấp nhận được nếu miếng da chỉ bị ở một góc hoặc một mặt của tài liệu. Nhiệt độ lý tưởng để bảo quản giấy da parchment là 13-18 độ C.
Mực viết trên giấy da parchment cũng phải rất khác so với mực viết trên giấy thông thường, trong đó mực phải nằm ở trên bề mặt da và không được thấm sâu vào da. Nhưng việc này cũng có thể khiến mực có xu hướng bị bong ra nếu miếng da parchment bị gập lại hoặc làm cho phẳng ra. Khi trưng bày một bản tài liệu da parchment, ta có thể quan sát được bụi, mực và cát, rơi ra từ nếp gấp. Do vậy, việc mất chữ là không tránh khỏi. Nếu bản thảo bị mờ, đôi lúc có thể đọc bằng đèn chiếu tia cực tím (ultra-violet lamp).

Các tài liệu bản rộng được gói trong một gói ép chặt hoặc cuộn chặt rất dễ cho việc mở ra và có thể xảy ra việc bị gãy và vỡ khi cố mở rộng các tài liệu này. Nếu hiện tượng này xảy ra thì nên ngừng việc mở tài liệu và tìm tư vấn từ các chuyên gia bảo quản có kinh nghiệm. Có một số phương pháp để làm phẳng giấy da parchment một cách chuyên nghiệp. Nếu các bản giấy da này dễ mở thì nên chèn vật nặng giữ tại các góc của bản giấy.
Làm viền và khung cho bản giấy da parchment gây ra nhiều vấn đề hơn so với giấy thông thường. Muốn để phẳng, thì viền và khung phải phù hợp với kiểu duy trì tình trạng này. Các chuyên gia làm khung và bảo quản sẽ biết rất rõ điều này. Cần thận trọng với những người không chuyên trong công tác bảo quản; cần đặt ra yêu cầu về bảo hiểm và chất lượng cho việc làm khung và viền.


***
Các dấu ấn niêm phong (applied and pendant seals) cũng phải cần được tính đến, đây không chỉ đơn giản là dấu bám vào tài liệu. Dấu niêm phong rất giòn và có thể dễ bị gãy nếu bị va chạm hoặc rơi. Việc gập hoặc cuộn tài liệu có thể ảnh hưởng đến dấu niêm phong. Nên có một miếng vải đệm bông hoặc giấy khử acid xung quanh dấu ấn để giúp dấu niêm phong tránh được va chạm và giữ sạch. Nếu dấu niêm phong bị vỡ, thì cần có một túi nhỏ có bông xung quan để bảo vệ những miếng vỡ khỏi bị mất.
Trong trường hợp có khung, việc tạo lõm ở viền sẽ giúp bảo vệ dấu niêm phong, và thường không cần có thể một vật bảo vệ khác.
Ánh sáng, việc làm sạch nhẹ bằng những đầu bông khô đều cần trong hầu hết các trường hợp.

7. Bọc bìa sách, các tập tài liệu hoặc bản đồ để phẳng bằng loại giấy manila
Đoạn này nói về việc các bìa sách tránh bụi để bảo vệ sách và các tấm bản đồ khỏi bụi và ánh sáng, bạn cần có một chút khéo tay, và mong muốn bảo vệ những cuốn sách của bạn. Để bảo vệ sách khi sắp xếp trên giá, nên mua những tấm bìa bọc hai mặt của cuối sách.

Một số nguyên liệu và thiết bị cần thiết cho công việc này:
Bìa cứng bằng giấy Manila khử acid Thước kẻ dài
Tấm lót cắt giấy Dụng cụ gập giấy (dùng để cuộn và rạch)
Kéo Dao dọc giấy (scalpel knife) và dao stanley (Stanley Knife)
Bút mực lưu trữ
1. Đưa cuốn sách đặt vào giữa tờ giấy Manila khổ rộng đủ để phủ toàn bộ tài liệu.
2. Lấy thước kẻ và dụng cụ gấp giấy, phân thẳng 4 mép của cuốn sách với tờ giấy đặt dưới và giấy đặt dưới dài hơn cuối sách khoảng gần 3mm/3,5 mm. Đừng tỏ ra hào phóng nới rộng nếu muốn tài liệu lưu trữ của bạn vừa vặn với lớp bọc để tránh bị trầy xước.
3. Dùng kéo cắt theo các đường đã vạch sẵn.
4 . Bỏ cuốn sách ra khỏi tờ giấy bìa lót sau đó gập và ép tờ bìa bằng dụng gập giấy.
5. Mở tờ bìa vừa được gấp sau đó cho cuốn sách vào.
6. Các bước cắt góc, tạo nắp làm thành hộp đựng sách thực hiện như theo hình vẽ sau:







Quá trình tạo bìa bảo vệ một cuốn sách

Sau đó dùng loại bút mực dùng trong lưu trữ ghi tên sách ra ngoài bìa, ở gáy sách. Tùy từng độ dày, mỏng của cuốn sách để điều chỉnh bìa, và khối lượng bìa dùng.

8. Bọc sách bằng vải
Vải bọc sách để thay thể dạng giấy Manila khử acid. Việc bọc bằng vải khiến cho cuốn sách trông giống như dùng ở nhà và to lớn hơn, nhưng lại rất có hiệu quả trong việc ngăn chặn tác động của bụi và ánh sáng.
Các bước để thực hiện quy trình bọc này như sau:

1. Giặt vải chưa tẩy trong nước nóng bằng bột giặt phi sinh học (non-biological) để làm mất lớp hồ vải.
2. Cắt vải có 4 góc hình như theo hình vẽ để vừa với cuốn sách cần bọc, một mặt của miếng vải phải phủ được toàn bộ mặt cuốn sách. Khâu các mảnh khóa dán vào các mảnh vải như theo hình vẽ, nhằm giúp ghép các mảnh vải tạo thành túi kín để bảo vệ sách.
3. Đặt sách vào trong miếng vải đã hoàn tất các công đoạn trên, gấp phần vải phía dưới lên, sau đó là phần vải hai bên cuốn sách và cuối cùng là phần đầu có gắn miếng khóa dính. Khi gập sách trong miếng vải cần để sao cho cuốn sách và mảnh vải ở mức vừa vặn nhất, không bị quá chật hoặc lỏng.
4. Có thể thay miếng dính bằng dải dây cotton.
5. Dùng bút dạ không xóa để ghi nhãn vào bìa vải. Có thể dùng bàn là để ấn nếp các mép vải.



Quá trình bọc vải cho một cuốn sách

9. Bảo quản các hộp đựng với khối lượng lớn
Hộp có thể được thiết kế đặc biệt để đựng một khối lượng lớn tài liệu lưu trữ và sách bọc. Hộp thích hợp cho việc dựng những cuốn sách có khối lượng nặng và các tài liệu lưu trữ bị hỏng nặng cần giữ gìn và bảo vệ đặc biệt. Việc dùng các hộp này có thể là giải pháp kinh tế thay thế co việc đóng lại sách. Các dạng hộp có thể đặt làm từ các nhà sản xuất.

10. Bảo quản bản đồ và sơ đồ cuộn trong các túi vải
Bản đồ nên được bảo quản ở dạng phẳng là tốt nhất, nhưng do hạn chế về kho chứa, việc cuộn bản đồ là lựa chọn an toàn và bản đồ cũng thường được bảo quản ở dạng cuộn. Việc dùng túi để bọc ngoài sẽ giúp cho bản đồ tránh được bụi, bẩn, và một số va chạm hư hại khác. Tốt nhất là nên đặt bản đồ vào trong một hộp hoặc túi để tránh nguy cơ bị trầy xước và mòn trong quá trình cầm di chuyển. Các tài liệu cuộn tròn có thể cầm và nâng lên đặt xuống mà không lo bị hư hại.
Các nguyên liệu cần thiết để làm một túi bảo quản bản đồ hoặc sơ đồ như sau:
+ Vải mộc
+ Dây cotton mộc
+ Các nhãn nhỏ
+ Ống và ống cuộn bằng bìa, đường kính rộng( loại dùng trong lưu trữ hoặc giấy manila đã khử acid và dài hơn so với độ dài của bản đồ sau khi đóng gói vào khoảng 5-8 cm)
Dụng cụ cần thiết để tạo ống:
+ Máy khâu hoặc khóa
+ Thước dây
+ Kéo và kim gút
Các bước để tạo ống như sau:
1. Cuộn tài liệu ra bên ngoài ống và buộc chặt bằng dây vải.
2. Đo tài liệu sau khi đã cuốn để cho vào túi bảo vệ.



Có hai bước đo cần thực hiện:
a) Độ dài, cộng với đường kính của ống cuộn, cộng với 11 hoặc 10 cm để buộc.
b) Chu vị của ống cuộn, cộng thêm 5,5 hoặc 5 cm.
3. Cắt mảnh vải theo các thước đo đã đo
4. Cắt dây vải cho mỗi ống cuộn hai hoặc nhiều hơn, dây dài bằng chu vi của ống cuộn tròn cộng thêm 36 đến 40 cm nữa. Nếu tấm tài liệu dài thì số dây buộc sẽ cần nhiều hơn. Khoảng cách buộc là 40-45 cm.
5. Đặt tấm bản đồ đã cuộn vào trong túi, buộc lại và bảo quản.

(Xem hình vẽ)




11. Bản đồ và sơ đồ để phẳng
Bản đồ và sơ đồ cần được để phẳng và có thể để trong vỏ nhựa có hoặc không có bìa bằng giấy đã khử acid. Việc bao bọc như vậy sẽ giúp bảo vệ tốt cho những tờ bản đồ hoặc sở đồ mỏng. Tuy nhiên, không dùng biện pháp bảo quản này nếu như bản đồ và sơ đồ có loại mực dễ bong hoặc có trang trí trên bề mặt bằng lá vàng. Nên chọn kích cỡ của vật liệu bảo quản dài hơn tài liệu cần bảo quản khoảng 2-2,5 cm. Những vật liệu này nên đặt ở các cơ sở chuyên sản xuất đồ dành cho bảo quản tài liệu lưu trữ.

12. Một vài hướng dẫn về triển lãm tài liệu lưu trữ
Theo thời gian, các chủ sở hữu tài liệu lưu trữ có mong muốn triển lãm những tài liệu này để đáp ứng nhu cầu của một bộ phận người dân, đồng thời đây cũng là việc làm có ý nghĩa giáo dục. Nhìn từ quan điểm của công tác bảo quản, việc này sẽ khiến tài liệu bị hư hại hoặc làm giảm tầm quan trọng của tài liệu. Dưới đây là một số gợi ý để tài liệu lưu trữ có thể được bảo vệ một cách tốt nhất khi đem trưng bày, vận chuyển. Những gợi ý này cũng giúp cho tài liệu không bị hư hại khi được bảo quản trở lại sau đợt trưng bày.
* Tài liệu cho mượn phải nhận được sự bảo vệ đúng cách trong quá trình lấy ra khỏi chỗ bảo quản thông thường. Trong quá trình vận chuyển, trong suốt cuộc triển lãm hoặc trong thời gian triển lãm cần được lập kế hoạch và che đậy.
* Khi không được trưng bày thì tài liệu cần được để ở nơi an toàn, tốt nhất là cần được bảo vệ.
* Tài liệu nên trưng bày ở trong hộp có bảo quản để tránh người tham quan sờ vào hoặc và tránh tai nạn rơi, đổ. Không được đặt tài liệu tại những nơi quá rộng hoặc có biến động lớn về nhiệt hoặc nơi có nước và những nơi dễ có vật rơi xuống. Nhiệt độ thích hợp nhất cho trưng bày tài liệu là 13-21 độ C và độ ẩm là 45-60%. Ô nhiễm không khí do bụi, khói xe, thuốc lá, hoặc thậm chí là nhiệt của nước đun cũng cần giữ ở mức tối thiểu.
* Hộp để trưng bày tài liệu cũng cần tránh để xa nơi có ánh sáng mặt trời. Phòng trưng bày nên được che rèm với ánh sáng điện ở mức tối thiểu nhằm tránh tỏa nhiệt, ví dụ bóng đèn sợi đốt sẽ làm nóng không khí khi sử dụng. Không nên đặt các nguồn sáng bên ngoài hộp trưng bày. Đèn sợi quang là lựa chọn tốt nhất do ánh sáng lạnh. Nếu dùng loại đèn khác, nên đến ánh sáng ở mức thấp nhất có thể, độ sáng cho các tài liệu trưng bày của bảo tàng khoảng 50 lux.
* Các cửa sổ lý tưởng cần có lọc chống tác động của ánh sáng tia cực tím.
* Sách lưu trữ cần có đệm đỡ phía dưới khi trưng bày, để bảo vệ gáy sách khỏi bị gãy hoặc bị kéo căng.
* Nếu sách dễ bị lật khi mở ra để trưng bày thì cần có dây nẹp để giữ. Nếu triển lãm kéo dài hơn một tuần thì cần thay đổi trang trưng bày để tránh trường hợp một trang bị trưng bày quá lâu dưới ánh sáng.
* Nếu dùng vải để làm viền hoặc phủ lên hộp trưng bày thì có thể dùng loại vải len cháy chậm. Cần tránh để những vật mới được sơn hoặc phết keo gần triển lãm, do tài liệu có thể bị ám mùi và bị tác động xấu.
* Trong quá trình triển lãm, cần phải kiểm tra thường xuyên, không nên cho khách tham quan sờ, chạm, hoặc làm cong tài liệu trưng bày.
Nếu có tai nạn xảy ra, không nên tác động sửa chữa ngay đối với tài liệu mà nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia.

13. Khung và viền tài liệu
Lưu ý đến các tác phẩm nghệ thuật trên giấy
Khung hoặc viền thường là lựa chọn để bảo vệ cũng như làm nâng cao giá trị của tài liệu. Một số kỹ thuật làm khung viền thường không đáp ứng được yêu cầu bảo vệ, thậm chí còn có thể làm hỏng thêm tài liệu nguyên gốc. Bạn cần thuyết phục người làm khung sử dụng loại vật liệu tốt nhất cho lưu trữ việc này sẽ tạo nên giá trị rất tốt về lâu dài. Những dấu hiệu cho thấy khung cũ bị hư hại là bẩn, vàng, bị ố và côn trùng phá hoại, do tờ bìa chưa được khử acid, khung và kính không vừa do vậy cần bảo vệ cả bên trong và ngoài. Cần khung để bảo vệ khỏi ô nhiễm không khí, sự bất ổn định cố hữu của giấy hoặc giấy da parchment, ánh sáng, nhiệt, độ ẩm, côn trùng và con người.
Sau đây là những phương cách để bảo đảm tuổi thọ lâu dài cho tài liệu, ảnh và tác phẩm nghệ thuật trên giấy. Nếu có thể sao ra một bản, thì đây sẽ là công việc hữu ích cho bảo vệ tài liệu nguyên bản và sẽ giúp giảm chi phí.

* Chuẩn bị tài liệu. Không được dùng keo hồ để làm bìa hoặc tỉa cho vừa hoặc gập hoặc đánh dấu lên tài liệu, do những hành động này sẽ ảnh hưởng tới giá trị của tài liệu. Nếu tài liệu bị hư hại hoặc có nguy cơ mục nát, để tu bổ cần tham khảo ý kiến của chuyên gia tu bổ.

* Có hai dạng tờ bìa có thểphù hợp để làm khung bảo quản, dùng trong bảo tàng bảo quản, do khung và tờ bìa dính là những vật tiếp xúc trực tiếp với tài liệu nên cần phải được dùng là loại có chất lượng tốt nhất. Cần tham khảo ý kiến của người chuyên làm khung về khung bảo quản tài liệu.

* Khi làm khung ảnh, cần phải sử dụng một tấm bảng sạch làm từ giẻ để làm đệm sau, do tấm bìa kiềm (alkaline board) có thể ảnh hưởng tới tài liệu.

* Lắp kính. Không nên để tài liệu chạm vào kính, người làm khung sẽ làm đường viền để tránh điều này. Những tác động xấu của ánh sáng sẽ được hạn chế bằng việc sử dụng tấm lọc tia cực tím, như kính lọc hoặc kính UVA.

* Nếu sử dụng các khung cũ cần bảo đảm rằng các khung này vẫn trong tình trạng tốt và không bị bẩn hoặc côn trùng phá hoại. Sử dụng loại đinh không gỉ có mũ hoặc không mũ. Bìa đệm cần làm từ loại vật liệu trơ, với đường viền bằng phim nhựa (polyester film). Chỗ hổng cần được gắn bằng loại giấy phết keo chất lượng tốt, không được dùng băng dính. Bảo quản giấy ghi và nhãn của khung cũ, đồng thời cho thêm một nhãn ghi tình trạng của công việc đã hoàn thành để bảo tồn các tiêu chuẩn.

* Treo khung làm đã hoàn thành tránh xa tác động trực tiếp của nhiệt, như lò sưởi và trên tường không đối diện với cửa sổ.

* Các tác phẩm nghệ thuật trên giấy cần được bảo quản bằng giấy chất lượng tốt hoặc các nhà bảo quản tranh, ảnh chuyên nghiệp.

14. Bảo quản ảnh

Do chúng ta sở hữu rất nhiều ảnh gia đình, nên các bức ảnh có thể dễ bị rơi vào quên lãng. Ngày nay, các ảnh này thường có nguồn gốc là ảnh trong máy tính để ra hoặc in hoặc không, ảnh in trên giấy, phim âm bản từ các bộ xử lý thông thường, tờ kính ảnh phim đèn chiếu và những bức ảnh cũ còn sót lại từ giữa thế kỷ thứ 19. Những bức ảnh quý hiếm này và những âm bản của các bức ảnh hiện đại có thể khiến chúng ta lo ngại khi bảo quản do theo thời gian các bức ảnh này sẽ có giá trị về lịch sử và ý nghĩa đối với gia đình và cộng đồng, và có thể theo thời gian đây sẽ là một phần có ý nghĩa quốc gia.
* Vật liệu ảnh cần để ở nơi thoáng khí, khô ráo, mát. Cần tránh để ảnh ở gác mái hoặc trong hầm. Cần chọn một khu vực xa tường ngoài nơi có dao động về nhiệt độ và độ ẩm thấp nhất. Điều kiện lý tưởng để bảo quản ảnh là nhiệt độ trong khoảng 16-18 độ và độ ẩm là 30-40%..
* Luôn luôn phải làm sạch tay khi kiểm tra ảnh, nếu có thể nên đeo găng tay cotton không có xơ để tránh dấu tay hoặc có vết trên bề mặt ảnh. Nên để ảnh trên một tấm giấy sạch. Sử dụng bút chì mềm để ghi đằng sau bức ảnh.
* Không được xếp chồng ảnh hoặc phim âm bản kính, và không bao giờ được đặt bất cứ thứ gì lên ảnh. Tránh sử dụng băng dính, ghim dập, ghim kẹp giấy hoặc dây cao su trong khi sắp xếp hoặc làm gọn ảnh..
* Không nên cố gắng làm phẳng những tấm ảnh bị cong, nên hỏi ý kiến của chuyên gia tu bổ.
* Nên để album ảnh và sách ảnh vào một giá sách để bảo vệ cấu trúc của cuốn sách.
* Không được hút thuốc, ăn hoặc uống tại nơi đang có công việc liên quan đến xử lý ảnh.
* Khi cần, có thể sử dụng bản sao, đặc biệt trong trường hợp ảnh là phim âm bản.

15. Trưng bày ảnh

Những bức ảnh gốc và phim âm bản không nên trưng bày thường xuyên, nhưng có thể bảo vệ và sử dụng những bản sao cho việc trưng bày. Các bức ảnh màu và những tờ kính ảnh phim đèn chiếu rất dễ bị tổn thương do bị phai màu và hỏng do vậy những vấn đề sau cần được lưu ý khi trưng bày ảnh:
* Cần phải lựa chọn ảnh, không nên trưng bày quá nhiều ảnh, đặc biệt là những bức ảnh độc bản không có phim âm bản. Nếu có thể nên trưng bày bản sao.
* Nên nhớ việc cầm, vận chuyển, và thay đổi môi trường tác động rất lớn đến các bức ảnh, cả hiện đại lẫn cổ.
* Cần phải làm sạch tay, dùng găng tay cotton sạch để cầm ảnh, và cầm ở gờ các bức ảnh bằng cả hai tay.
* Cần có khung và viền thích hợp, như giấy bạc an toàn. Khi làm khung một bức ảnh, chính là đã tạo ra một vi khí hậu (microclimate) có thể ảnh hưởng đến đến bề mặt mỏng manh của tấm ảnh. Cho nên cần phải thận trọng và làm đúng theo quy trình đã giới thiệu ở trên.
* Giữ mức ánh sáng ở mức thấp nhất có thể, ánh làm mờ ảnh thậm chí chỉ trong một thời gian ngắn. Tại phòng triển lãm, che rèm và sử dụng ánh sáng điện, ánh sáng tự nhiên thường rất mạnh. Ánh sáng lý tưởng là nên dùng đèn ánh sáng lạnh (cool tungsten lam) và đèn lọc tia cực tím (U.V filtering).
* Các album ảnh nên được trưng bày có tấm đệm đỡ để bảo đảm cho cấu trúc của cuốn sách và có tấm giấy bạc an toàn phủ lên ảnh.
* Tốt hơn là không nên thường xuyên trưng bày ảnh hoặc phim âm bản. Các bức ảnh toàn cảnh hoặc ảnh tư liệu cần thận trong khi làm phẳng và tạo khung.
* Không được cho phép thực phẩm, đồ uống hoặc hút thuốc gần nơi có ảnh, tai nạn có thể xảy ra và các bức ảnh dễ bị ô nhiễm do không khí.
* Hãy chiêm ngưỡng các bức ảnh nhưng cần lưu ý rằng các bức ảnh này sẽ dễ hỏng hơn khi chúng xuất hiện.

16. Phương tiện hiện đại

Phương tiện hiện đại hoặc “hồ sơ ghi máy” đòi hỏi phải có thiết bị đọc dữ liệu. Trong cuộc cách mạng công nghệ đang diễn ra rất nhanh, thông tin có thể được lưu trữ với định dạng (formats) và phần cứng yêu cầu để lưu giữ cho hiện tại và cho mục đích sử dụng có lợi.
Hồ sơ loại này có rất nhiều dạng, và mỗi hồ sơ trong đó sẽ có một hoặc nhiều dạng lưu trữ.
Những hình thức lưu trữ trong đó có những tài liệu loại này sinh ra có rất nhiều, nhiều gia đình có một hoặc nhiều tài liệu, và nhiều người có thể có mong muốn bảo quản những thông tin hoặc hình ảnh về mình. Đây cũng vấn đề đặt ra đối với công tác bảo quản, và lời khuyên tốt nhất là nên tham kiến chuyên gia trong từng lĩnh vực. Không chỉ có thể, trong quá trình sản sinh ra tài liệu này còn có các công việc như cầm, lưu giữ và copy các thông tin vào nơi cần. Phim, băng từ, đĩa mềm, đĩa CD và DVD có ảnh hưởng tương đối đến người dân.
Dưới đây là một số nguyên tắc cần thiết rất cơ bản trong bảo quản tài liệu lưu trữ dạng này, và có 3 điểm cần lưu ý:
1. Giữ bản gốc ở tình trạng tốt nhất có thể. Công việc này bảo đảm cho tính vẹn toàn ban đầu của tài liệu khi sản sinh ra.
2. Sao tài liệu sang sang dạng lưu trữ tốt nhất hiện có. Sao - Kiểm tra chất lượng – Sao lại.
3. Nếu thiết bị đọc dữ liệu chưa thể có, thì cần bảo quản tài liệu cho tới khi sự phát triển của công nghệ có thể xử lý dữ liệu theo một hướng khác.
Lời khuyên chung nhất cho phần lớn các tài liệu lưu trữ bằng vật mang tin hiện đại là: bất cứ vật mang tin nào được xem là hiếm hoặc không phổ biến thì nên hỏi ý kiến của các chuyên gia. Hạn chế tối đa bụi bẩn tại nơi lưu trữ tài liệu. Giữ tài liệu trong hộp hoặc trong tủ chuyên dụng có cửa hoặc nắp khít. Hạn chế tối đa rung động hoặc tác động vào nơi lưu trữ. Đĩa lưu trữ cần đặt đứng để tránh bị cong vênh. Thường xuyên làm sạch đầu đọc thiết bị.

Băng từ, video, cassette, đĩa mềm

Kho lưu trữ- trong trường hợp những băng và đĩa dạng này được sản xuất từ vật liệu có thể hư hỏng. Vỏ đĩa và nhãn đĩa bao gói ban đầu cần được lưu trữ cùng với băng và đĩa, nhưng cần có rào bảo vệ. Các băng từ nên để xa khu vực có thể sản sinh ra từ như (tivi/loa) và tốt nhất là để trên giá gỗ hoặc giá tiếp đất. Cũng có một số ý kiến cho rằng băng video tốt nhất nên chuyển qua loại phim nhựa. Nên thường xuyên kiểm tra tài liệu, việc này sẽ giúp phát hiện sớm những hư hại, cần có các bước giảm bớt việc này và thay thể bằng sản phẩm tốt hơn. Tua lại băng trước và sau khi xem.

Đĩa Compaq (CD)

Làm sạch - Sử dụng vải mềm lau từ trong ra. Không bao giờ được dùng chất tẩy rửa để làm sạch đĩa. Thổi không khí lên bề mặt đĩa sẽ giúp làm sạch bụi hiệu quả hơn.
Cạnh và mặt ngoài nhãn đĩa là nơi dễ bị tổn hại, do lớp tráng trên bề mặt đĩa rất mỏng và không như quảng cáo của nhà sản xuất, có thể bị bong và phồng làm ảnh hưởng tới thông tin lưu trữ ở dưới vốn rất mỏng.
Khi cho đĩa ra khỏi vỏ không được làm cong bề mặt đĩa. Lỗ nhỏ ở tâm đĩa được thiết kế để giúp giữ đĩa không bị tuột. Đĩa bị cong sẽ làm mất lớp tráng mỏng trên mặt đĩa vốn là một phần cấu trúc quan trọng của đĩa.
Để đĩa ở nơi xa nhiệt và đèn chiếu tia cực tím. Những yếu tố có thể làm hỏng đĩa CD có thể nhìn thấy qua việc lớp tráng bị sạm màu hoặc mốc trên bề mặt mà không thể làm sạch. Sự lão hoá của nhựa là nguyên nhân của tình trạng này. Đôi khi, giữa các đĩa có khoảng cách nhỏ để ngăn các đĩa nhưng thường ở mặt không có nhãn không được hưởng những lợi ích từ khu vực này bằng mặt có nhãn. Việc làm sạch các vỏ đĩa cũng giúp cho đĩa ít bị hư hại hơn.Thông thường việc chèn vào một miếng đệm đen có thể chứa những chất không mong muốn. Nếu đĩa CD bị ẩm hoặc bẩn, thì phun nhẹ nước lên sau đó dùng giấy thấm lượng nước còn tồn, không được cọ lên mặt đĩa. Có thể thổi hoặc dùng máy sấy.

17. Phim điện ảnh

Sử dụng kim loại làm sạch hoặc đựng phim trong ống nhựa. Lý tưởng nhất là để mặt nhũ tương của phim vào trong. Đầu phim trắng cần gắn vào mỗi cuối cuộn phim để bảo vệ. Dùng bút dạ để ghi nhãn phim vào mỗi hộp đựng. Lưu trữ phim ở nơi xa ánh sáng, nhiệt và ẩm trong phòng thoáng khí. Khi phim có dấu hiệu hỏng cầm tìm cách cứu ngay lập tức, không được trì hoãn.

18. Sự tàn phá của thiên niên kỷ đối với tài liệu lưu trữ

“Dùng hộp đựng tài liệu” nếu cần

Có một sự thúc ép đáng kể trong việc chôn vùi những thời khắc buồn của lịch sử bị che dấu do sự tò mò của hậu thế. Bất chấp việc đã có nhiều thất bại trong việc này, “hội chứng kho báu bị lãng quên” không tính đến những tác động phá huỷ của tài liệu nói chung và đặc biệt là những điều kiện rất bất lợi của hộp đựng tài liệu, đó vẫn là những dự án phổ biến. Việc lựa chọn giữ bí mật theo kiểu truyền thống hoặc để trong một hộp bảo quản như một hộp gửi ở ngân hàng hay toà nhà lưu trữ kín sẽ làm tăng khả năng sống sót của tài liệu cho tới thời hạn giải mật. Nếu không muốn bị tác động tiêu cực, những điểm sau đây sẽ giúp bạn có lựa chọn đúng đắn khi bắt đầu. Ở đây có 3 điểm chính cần giải quyết: Chất lượng vật lý của tài liệu bạn lựa chọn để cho vào hộp, cấu trúc của hộp, tài liệu hướng dẫn nội dung và vị trí của hộp đựng.
1. Lựa chọn sách hoặc tài liệu, được in hoặc viết trên giấy tốt nhất có thể. Tạp chí hoặc các loại tài liệu có giấy chất lượng thấp khác có tính acid cao, do thành phần của bột gỗ tạo nên, dễ bị phá huỷ nhanh và góp phần làm hỏng lây sang những tài liệu khác trong hộp. Tạo các bản sao những tài liệu có chất lượng giấy thấp này sang loại giấy đủ chất lượng để lưu trữ để bảo đảm tuổi thọ.
2. Các bức ảnh và phim âm bản có cơ hội tồn tại rất lớn khi cho vào hộp đựng và đây là lựa chọn phổ biến. Các bức ảnh in đen trắng là lựa chọn tốt nhất do đây là ảnh có tính ổn định cao hơn so với ảnh màu. Cho các tài liệu dạng này vào những phong bì ảnh có chất lượng lưu trữ tốt hoặc kẹp giữa bằng loại giấy tráng bạc an toàn.
3. Chỉ đựng những tài liệu không yêu cầu bất cứ một công nghệ hoặc thiết bị nào khác ngoài mắt hoặc tay khi sử dụng hoặc diễn giải ra. Phim điện ảnh với âm thanh số (digital soundtrack) có thể còn tồn tại nếu sử dụng trên máy đơn giản. Các băng video có thể bị phá huỷ và có thể sẽ không có thiết bị để sử dụng các loại đĩa sản sinh từ công nghệ thông tin hoặc đĩa CD, tuy nhiên công nghệ trong lai có thể đọc được tốt những định dạng cũ.
4. Tránh để các loại tài liệu lưu trữ dạng cao su hoặc nhựa đựng trong hộp, do độ bền của chất liệu này không tốt, đặc biệt là đối với những dạng như đĩa CD. Pin, chất lỏng ở bất cứ dạng nào khác hoặc chất hữu cơ tốt nhất là có các minh hoạ dưới dạng khác như bằng ảnh.
5. Đóng gói mỗi loại tài liệu vào một phong bì đủ chất lượng để lưu trữ, bìa hoặc hộp, hoặc bọc trong giấy lụa phi acid. Ghi nhãn bằng bút chì hoặc loại mực không trôi/bền. Nếu có thêm những loại tài liệu đựng cùng trong hộp, nhưng bạn không chắc về độ bền hoặc có hợp cùng nhau hay không thì tốt nhất là nên tham khảo ý kiến của chuyên gia bảo quản.
6. Lựa chọn một hộp đựng không gỉ, không rò và có độ bền lâu dài. Loại hộp này hầu hết các nhà sản xuất hộp để kinh doanh thường có sản xuất loại này, nhưng loại hầm chôn có tro đã rất thành công trong việc bảo quản dạng này. Bạn có thể tự làm hộp bằng loại hộp polypropylene (loại loại nhựa có thể chịu được nhiệt), hộp nhôm, hoặc bằng thép không gỉ với niêm phong bằng butyl hoặc miếng đệm bằng polypropylene.
7. Ghi nhãn hoặc chạm trổ bên ngoài hộp bằng vật liệu bền. Lập danh sách nội dung và mục đích của hộp lưu thành bản sao. Một bản để trong hộp lưu trữ và một bản làm hồ sơ để ngoài.
Với bất cứ chủ đề gì được lựa chọn, hãy tạo cho nó thành một câu chuyện lịch sử của bạn, thống kê, điều tra, lập bản đồ hoặc đơn giản là bộ sưu tập ngẫu nhiên các vật lạ, nghĩ ra các vấn đề này trong khi cố gắng đánh bại thời gian…

19. Thảm hoạ - không nên quá hoảng hốt
Không được làm bất cứ việc gì vội vàng hấp tấp khi có thảm hoạ xảy ra và liên hệ ngay với người làm công tác tu bổ để có lời khuyên hữu ích.

Nước. Thảm hoạ do nước phần lớn thường xảy ra ở những nơi có kho lưu trữ kém và không chú ý đến mái kho hoặc hầm của toà nhà, khu nhà, nhà cấp bốn, nhà thô; hoặc ngập do vỡ ống nước. Nước có thể là vấn đề ít gây lo ngại nhất trong tất cả các thảm hoạ khác đối với tài liệu lưu trữ nếu như có hành động cứu tài liệu khẩn trương và không quá hoảng hốt.
Thông thường, tài liệu chưa bị nhoè nhiều sau một thời gian ngắn và nhiều loại mực và giấy có tính ổn định ở mức đáng kinh ngạc. Khi có vụ việc lớn xảy ra nên gọi ngay tới Dịch vụ cứu trợ tài liệu lưu trữ khẩn cấp và làm theo hướng dẫn của họ. Tuy nhiên, cũng cần phải chú ý tới tác động của thảm hoạ tới sức khoẻ như phải đeo kính bảo hộ và găng tay nếu bị nước cống tràn hoặc có chất ăn da. Trong trường hợp này, cũng nên gọi ngay cho chuyên gia.
Bắt đầu cứu tài liệu bằng cách tách rời ra và làm khô tài liệu. Một quạt gió rất hữu dụng trong việc làm khô tài liệu và giữ cho không khí lưu thông (thận trọng khi sử dụng hơi nóng do việc này có thể gây ra một số vấn đề không mong muốn). Trong một số trường hợp, có thể sử dụng vải trắng hoặc giấy giấy thấm để cứu những tài liệu bằng giấy mỏng. Không nên cố gắng làm sạch tài liệu cho tới khi giấy khô, do khi giấy khô sẽ làm cho tài liệu ít bị bẩn hơn hoặc ít bị biến dạng hơn. Loại bỏ ngay các vật liệu bao gói không cần thiết. Nên biết rằng khi sách bị ướt và giấy bị xếp chồng lên sẽ rất nặng, việc này sẽ rất khó khăn cho việc gỡ tài liệu và có thể là nguyên nhân làm tổn thương tình trạng vật lý của tài liệu.

Mốc. Một khi bị ẩm, tài liệu có nguy cơ bị mốc rất cao, nếu tình trạng ấm và vi khuẩn tiềm ẩn thì nấm mốc có thể ủ hàng năm trời. Nếu một chồng giấy ẩm gặp không khí thuận lợi nó có thể chỉ cần trong vòng 24 giờ hoặc ít hơn để cho mốc phát triển với màu sắc giống như cầu vồng (đặc biệt là loại màu hồng và màu vàng). Việc cho phép tài liệu có thể có một mức độ ẩm nhẹ cũng dễ bị mốc tấn công. Sách để trên giá có thể bị mốc ở giữa các khoảng cách của các cuốn sách hoặc quanh các cạnh bìa sách. Việc gỡ bỏ các khung tranh có thể tạo ra một vùng vi khí hậu giống như một nhà kính một khi có ẩm xung quanh. Do vậy cần phải cách ly các vật liệu và tách các tờ giấy bị nhiễm mốc. Cần quạt để làm khô sách bằng cách để cuốn sách lỏng ra và chú ý không tác động để làm hỏng các đường khâu hoặc gáy sách. Cần phải có biện pháp bảo vệ và bọc sách.
Khi có mốc trên giấy thì có thể tẩy mà không cần dùng đến hoá chất và việc này không cần phải chuyên gia bảo quản mới làm được. Tác phẩm nghệ thuật trên chỉ có thể “sạch” khi được một nhà tu bổ nghệ thuật can thiệp. Cần phải hết sức tránh tạo ra các điều kiện thuận lợi cho mốc phát triển. Mốc chứa hàng triệu bào tử và chúng tồn tại trong cấu trúc tại giấy. Chúng phát triển dưới nhiều dạng và sinh sôi rất nhanh. Thông thường nấm mốc thường xảy ra khi độ ẩm trên 65% và nhiệt độ trên 22 độ C. Nấm mốc sẽ làm mềm giấy và da, đồng thời cũng là loại thực phẩm ưa thích của ký sinh trùng.

Lửa. Khói và lửa có thể phá huỷ hoàn toàn tài liệu mà không để lại dấu vết, tuy nhiên có một số khói gây ra hoặc tài liệu bị đốt thành than vẫn có thể cứu và đọc được. Việc này chỉ dành cho những người làm công tác tu bổ chuyên nghiệp.

Sự phá hoại của côn trùng và ký sinh trùng là một vấn đề có thể thấy trong gia đình hoặc bất kỳ nơi nào có thức ăn hoặc môi trường thích hợp cho sự phát triển của chúng. Chuột và các loài gặm nhấm rất thích giấy da, dấu vểt răng của chúng rất dễ nhận ra trên các tài liệu này. Con bọ bạc (loại côn trùng nhỏ cánh trắng thường ăn các mảnh thức ăn vụn, bìa giấy), bọ cánh cứng, mọt, con nhậy (loại côn trùng hay cắn vải) có thể trú ẩn trong các tài liệu và sách. Có thể dễ dàng nhận biết các loại côn trùng này thông qua những dấu vết của chúng để lại như tổ, chất thải. Một môi trường bảo quản thích hợp sẽ ngăn ngừa những côn trùng này và trong mùa xuân khi chúng bay ra khỏi nơi ẩn nấp có thể dùng bẫy để bắt.

Trẻ em và người lớn vô thức. Việc vô tình làm bẩn sách và tài liệu bằng bút chì, bút mực, mứt, nước hoa, kem bôi tay. Ngoài ra còn có một số tác động khác như kéo gáy sách và các dải băng của cuốn sách, nhấp nước bọt mở sách hoặc làm phẳng chỗ nhăn của góc sách, tàn thuốc lá. Thái độ đối với những hiện tượng này có thể được xem là “không nguy hại lắm”. Các vết nhựa, nước quả, mồ hôi và nước mắt không thể tránh khỏi trong quá trình sử dụng tài liệu. Nhưng cần phải lưu ý rằng trải qua nhiều năm những vết tích này có thể gây hậu quả tới tài liệu. Việc sưu tầm tài liệu được coi là có ít giá trị vào thời điểm hiện nay, những 50 năm nữa sẽ trở nên quý báu.

An toàn. Việc trộm cắp cũng có thể coi là một loại bệnh đối với tài liệu do có một số tài liệu có thể coi là bản độc. Nên có tư vấn về an ninh trong việc bảo quản kho tài liệu của cá nhân.

20. Quy định của phòng kiểm tra tài liệu
Khi làm việc trong một phòng nghiên cứu, nên tuân theo những chỉ dẫn dưới đây, việc này sẽ giúp loại bỏ được nguy cơ tài liệu bị huỷ hoại trong quá trình được tu bổ.

  • Phải cẩn thận trong quá trình dỡ tài liệu khỏi bao gói và ghi nhớ việc tài liệu phải đặt lại được như cũ…Nếu nghi ngờ về khả năng tài liệu khó trở lại được hiện trạng bao gói như ban đầu thì nên tham khảo ý kiến của chuyên gia, đặc biệt là nếu tài liệu là bản đồ cỡ lớn hoặc hộp đựng đầy tài liệu. Đặc biệt cẩn thận khi không cuộn các tài liệu trước đó đã được cuộn lại trong một thời gian dài, bất cứ một va chạm mạnh cũng có thể làm gãy hoặc rách tài liệu
  • Cầm tài liệu một cách cẩn thận. Cần cẩn thận để không gây ra dấu hoặc tì vào tài liệu. Đồ trang sức và dây lưng có thể tạo ra dấu vết hoặc những vết lõm không mong muốn trong quá trình làm việc với tài liệu. Nước hoa/kem bôi tay có thể bị lưu lại trên giấy, và có thể điểu này không hiện ra ngay trong hàng tháng hoặc hàng năm nhưng theo thời gian dấu vết phá hoại sẽ dần hiện ra. Phải vệ sinh tay thật sạch trước khi cầm tài liệu.
  • NÊN SỬ DỤNG BÚT CHÌ KHI CÓ NHỮNG GHI CHÉP CÁ NHÂN. Dấu vết của mực không thể tẩy xoá được nếu bất chợt có sơ xẩy nhỏ xảy ra. Không được gập đánh dấu hoặc thấm nước đầu ngón tay để lật các trang tài liệu, hoặc ấn/vuốt ngón tay theo mép của tờ tài liệu. Điều này đặc biệt cần lưu ý đối với các tài liệu bằng da. Nên sử dụng một tờ giấy mềm để hỗ trợ việc đọc.
  • Không nên ăn hoặc uống trong phòng kiểm tra tài liệu.
  • Máy quay và máy scan thường không được sử dụng trong phòng này. Nên tham khảo ý kiến của nhân viên trong phòng về việc sao chép tài liệu.

Một số dụng cụ cần sử dụng trong phòng này

  • Tấm đệm sách và vật chèn bằng mút dùng cho việc kê những tài liệu chưa kiểm tra, đây là những vật dụng khiến áp lực đè lên tài liệu giảm đi khá nhiều. Tạo vết lõm ở giữa tấm đệm sách để khớp với gáy sách hoặc sử dụng miếng mút dưới mỗi tấm đệm. Không nên cố mở sách rộng ra vì hành động này có thể làm gãy hồ dán gáy sách hoặc làm cho chỗ khâu bị lỏng, có thể sử dụng dây để giữ các trang sách khỏi bị rơi xuống.
  • Có rất nhiều loại vật nặng dùng để làm co dãn giấy da hoặc giữ cho các tấm bản đồ khỏi rơi xuống.
  • Một tấm polypropylene sạch dùng ngăn cách khi đánh dấu giữa các tấm bản đồ, bảo vệ bản đồ khỏi sức ép của bút chì.
  • Nên dùng găng tay vải khi kiểm tra các tài liệu ảnh không có bảo vệ.

Không nên quên rằng các tài liệu cổ là đặc biệt quý hiếm vì vậy không nên cố gắng tu bổ mà không hỏi ý kiến các chuyên gia về vấn đề này.

21.Nên sử dụng găng tay khi cầm các tài liệu nguyên gốc
Tốt nhất là nên dùng găng tay vải khi cầm tới các tấm tài liệu da quý hiếm hoặc các tài liệu ảnh không có bảo vệ. Tuy nhiên, bất chấp việc đeo găng tay có thể hạn chế việc mồ hôi tay để lại dấu vết trên giấy, một số loại găng tay vải hoặc cao su có thể khiến cho người đeo khó khăn trong việc lật giở các tờ giấy, và có thể dính mực và bụi bẩn. Khi găng tay bị mòn và hỏng, việc mua găng tay mới thay thể có thể trở nên đắt đỏ mà cơ quan không thể đáp ứng.

Do vậy để tiết kiệm chi phí thì trong quá trình sử dụng găng tay cũng cần tuân theo một số quy định như: tài liệu phải nhẹ và có thể cầm ở bên cạnh hoặc mép tài liệu, đồng thời nếu tài liệu nặng thì phải có dụng cụ trợ giúp trong quá trình thao tác với tài liệu. Phải giữ cho tay sạch và tránh cọ hoặc chà xát bề mặt. Không được nhấp nước bọt ngón tay khi giở các trang tài liệu giấy hoặc di ngón tay theo các dòng chữ, do việc này sẽ có hại cho tài liệu giấy và có thể không tốt cho sức khoẻ của con người.

22.Những tài liệu được xem là không đạt chuẩn
Theo thời gian có thể ta muốn biết xem một tài liệu như thế nào được coi là không đạt chuẩn. Điều này có nghĩa một tài liệu hoặc một bộ sưu tập trong tình trạng hư hỏng hoặc rất giòn và việc cầm tài liệu có thể phương hại đến tính toàn vẹn của tài liệu, khi hiện tượng này xảy ra nên hỏi ý kiến chuyên gia tu bổ làm thể nào để khôi phục cho tài liệu trở lại hiện trạng tốt nhất.
Do nguồn tài liệu lưu trữ có thể rất lớn và đa dạng trong khi biên chế nhân viên lưu trữ có thể hạn chế, nên tài liệu cần khôi phục phải được đặt ưu tiên trước nhất. Do vậy cần yêu cầu nhân viên lưu trữ lập ra danh sách các tài liệu nào cần được ưu tiên khôi phục.

23.Các tài liệu ảnh và tài liệu sao chép (photo)
Chỉ nên cho phép sao chép tài liệu ảnh không quá khổ A3. Các cuốn sách và bản đồ không nên cho sao chép do có thể khiến tài liệu bị hư hại trong quá trình thực hiện.
Trong một số trường hợp có thể cho chụp lại ảnh bằng một nhà nhiếp ảnh chuyên nghiệp do nơi lưu trữ tài liệu sắp xếp. Bản quyền tác giả cũng là một vấn đề, do vậy không được phép scan tài liệu trong phòng lưu trữ./.

Người dịch: Đoàn Thị Thu Hà - Trung tâm Tin học, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước