PHẦN MỞ ĐẦU

Thực hiện đường lối đổi mới, Đảng và nhà nước ta đã có nhiều chủ trương và chính sách về cải cách hành chính, xác định cải cách hành chính là khâu quan trọng trong sự nghiệp đổi mới để phát triển đất nước; đồng thời, luôn nâng cao hiệu quả của việc thiết kế và tổ chức các cơ quan hành chính nhà nước; theo đó, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước được điều chỉnh, sắp xếp phù hợp, khoa học và hiệu quả; chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức ngày một nâng cao nhằm đáp ứng tốt hơn yêu cầu nhiệm vụ đặt ra.
Tuy nhiên, nền hành chính của nhà nước ta vẫn tồn tại nhiều hạn chế và yếu kém, chưa theo kịp với tốc độ tăng trưởng và phát triển kinh tế, chưa theo kịp tiến trình hội nhập kinh tế thế giới. Hệ thống thể chế, nhất là thủ tục hành chính còn nhiều bất cập, vướng mắc; chức năng, nhiệm vụ của không ít cơ quan hành chính chưa đủ rõ, còn trùng lặp, chưa bao quát hết các lĩnh vực quản lý Nhà nước. Cơ cấu tổ chức bộ máy còn cồng kềnh, chưa phù hợp với quản lý đa ngành đa lĩnh vực; chất lượng đội ngũ cán bộ công chức nhìn chung chưa đáp ứng nhu cầu; tình trạng quan liêu tham nhũng lãng phí còn nghiêm trọng; quản lý tài chính còn nhiều bất cập. Những hạn chế, yếu kém trong bộ máy hành chính hiện nay, thực sự là nhân tố kìm hãm sự phát triển nhanh và bền vững của nước ta.
Do đó, một trong những công tác quan trọng trong quá trình hoàn thiện bộ máy hành chính nhà nước là nâng cao hiệu quả công tác thiết kế, phân tích tổ chức các cơ quan hành chính nhà nước, là nhiệm vụ quan trọng và cần thiết trong từng giai đoạn của quá trình phát triển.
PHẦN NỘI DUNG

1/. Lý thuyết về thiết kế và phân tích tổ chức các cơ quan hành chính nhà nước

1.1 Hành chính:
- Hành chính là quyền tổ chức, điều hành các hoạt động kinh tế-xã hội, đưa pháp luật vào đời sống, nhằm giữ gìn trật tự, an ninh xã hội, phục vụ lợi ích công và người dân, sử dụng có hiệu quả nguồn tài chính và công sản để phát triển đất nước một cách có hiệu quả.
- Quản lý hành chính nhà nước là hoạt động thực thi quyền hành pháp nhằm tác động có tổ chức và điều chỉnh quyền lực nhà nước đối với các quá trình xã hội và hành vi của công dân do các cơ quan trong hệ thống hành chính từ Trung ương đến cơ sở tiến hành để thực hiện được chức năng, nhiệm vụ của nhà nước, phát triển kinh tế xã hội, duy trì trật tự an ninh, thỏa mãn nhu cầu hàng ngày của nhân dân.
1.2 Lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước:
- Quản lý hành chính nhà nước về kinh tế.
- Quản lý hành chính nhà nước về văn hóa-xã hội.
- Quản lý nội chính.


1.3 Những đặc trưng cơ bản của tổ chức hành chính nhà nước:
Theo từ điển hành chính (Fox và Meyer) thì một tổ chức chính thức, có cơ cấu thực hiện chức năng rõ ràng, bền vững được đặc trưng bởi những trình tự, thủ tục, luật lệ thống nhất thường được gọi là tổ chức hành chính.
Tổ chức hành chính được thiết lập để thực hiện các chức năng quản lý tổng hợp thông qua việc ban hành các chính sách và thủ tục nhằm duy trì sự ổn định của hệ thống kiểm soát, hướng đến việc đạt được những mục tiêu đã xác định của tổ chức.
Những đặc trưng cơ bản của việc tổ chức các cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam:
- Được thành lập nhằm thực hiện chức năng quản lý nhà nước, là hoạt động chấp hành, điều hành, là những hoạt động dựa trên những văn bản nhà nước quy định.
- Hoạt động thường xuyên, liên tục, hằng ngày, tương đối ổn định nhằm mục tiêu đưa đường lối của Đảng, chính sách của nhà nước vào cuộc sống của công dân và tổ chức.
- Tạo lập một hệ thống thống nhất từ Trung ương đến cơ sở, chịu sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan hành chính nhà nước cao nhất.
- Thẩm quyền các cơ quan hành chính được giới hạn trong phạm vi hoạt động chấp hành và điều hành, được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật.
- Số lượng các cơ quan hành chính nhà nước ở Trung ương và địa phương biến động theo thời gian.
1.4 Khái niệm về tổ chức và thiết kế tổ chức các cơ quan hành chính nhà nước:
Tổ chức là một hệ thống tập hợp của hai hay nhiều người, có sự phối hợp một cách có ý thức, có phạm vi tương đối rõ ràng; hoạt động nhằm đạt được một hoặc nhiều mục tiêu chung.
Thiết kế tổ chức là tạo được một cơ cấu tổ chức phù hợp với những gì thay đổi với tổ chức như: môi trường bên ngoài, chiến lược phát triển tổ chức, quy mô tổ chức, công nghệ được sử dụng.
1.5 Các phương pháp thiết kế tổ chức:
Có nhiều phương pháp thiết kế tổ chức. Tùy thuộc vào điều kiện cụ thể có thể áp dụng một phương pháp nhất định. Hiện nay, thiết kế tổ chức thường áp dụng hai phương pháp thiết kế, đó là: Phương pháp tương tự và phương pháp phân tích.
- Phương pháp tương tự:
Đây là phương pháp thiết kế tổ chức mới, dựa vào việc thừa kế những kinh nghiệm thành công, gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý hoặc không tương thích của một tổ chức có sẵn.
- Phương pháp phân tích:
Đây là phương pháp khoa học được ứng dụng rộng rãi cho mọi cơ quan hành chính nhà nước. Để thiết kế cơ quan hành chính cấp Bộ cần phải:
+ Phân định rõ thuật ngữ “nhiệm vụ” với thuật ngữ “chức năng”. Nhiệm vụ là việc cần phải đạt tới, còn chức năng là những hành động cần phải làm để thực hiện tốt nhiệm vụ.
+ Ngăn ngừa sự chồng chéo, trùng lắp chức năng, Bộ có quá nhiều việc, Bộ quá ít việc thì cần phải phân chia các Bộ thành trục ngang; chia các cấp độ chức năng và quản lý rõ ràng từ cao đến thấp.
+ Trên cơ sở đó, lựa chọn tên của cấu trúc Bộ như; Ban, Vụ, Cục, Văn phòng đại diện. Từ đó, đưa ra những đặc điểm tên tổ chức về những chức năng chính, chủ yếu; cơ cấu lãnh đạo; cơ cấu quản lý và mối quan hệ tổ chức.
Theo kinh nghiệm của nhiều nước trên thế giới, để Bộ máy hoạt động nhịp nhàng, cân đối, có hiệu quả là phải phân tích bản chất và sắp xết tốt các chức năng theo trình độ yêu cầu chất lượng công việc. Một số nội dung chức năng sau dây cần phân tích:
+ Tư vấn về chính sách.
+ Hình thành đường lối, qua điểm, chính sách.
+ triển khai thực hiện chương trình, dự án, cụ thể hóa chính sách.
+ Điều phối chương trình, dự án.
+ Giám sát chương trình, dự án.
+ Nghiên cứu, phát triển chính sách.
+ Phát triển và duy trì hệ thống thông tin.
+ Thực hiện các dịch vụ công cộng.
+ Xây dựng quy chế hướng dẫn chuyên môn-nghiệp vụ.
+ Thúc đẩy và phát triển thị trường.
+ Phân phối dịch vụ và phát triển hàng hóa công.
Các chức năng nói trên gắn liền với các phạm vi hoạt động:
+ Diện hoạt động theo ngành.
+ Diện hoạt động theo địa lý.
Thực hiện chức năng của cơ quan hành chính. Phân tích các loại quyền có ý nghĩa quan trọng trong phân tích thiết kế cơ cấu tổ chức. Một số nhóm quyền hạn sau đây cần phân tích:
+ Loại quyền tương tự như quyền lập pháp.
+ Loại quyền tương tự như quyền tư pháp.
+ Loại quyền chỉ đạo, điều hành.
+ Loại quyền triển khai.
+ Loại quyền giám sát.
+ Loại quyền cố vấn.
+ Loại quyền trợ giúp.
1.6 Phương pháp phân tích thiết kế hoàn thiện tổ chức:
Nội dung cơ bản bao gồm các vấn đề sau:
- Tiến hành đánh giá hoạt động tổ chức gắn liền với các yêu cầu đổi mới.
- Định hướng những mặt, những khía cạnh cần đổi mới, hoàn thiện tổ chức.
- Chuẩn bị một văn bản quyết định đổi mới tổ chức, kế hoạch triển khai.
Bên cạnh đó, còn có các phương pháp phân tích áp dụng cho việc thiết kế tổ chức mới, phương pháp hợp nhất và phương pháp thiết kế chia tách tổ chức.
1.7 Phương pháp luận chung về phân tích tổ chức các cơ quan hành chính nhà nước:
Là quá trình nhận biết bản chất các yếu tố, các sự kiện xảy ra bên trong một tổ chức trong mối quan hệ biện chứng với môi trường tổ chức, nhằm đánh giá thành tựu, thiếu xót và đề xuất giải pháp nhằm củng cố, phát triển tổ chức hướng đến việc nâng cao năng lực, hiệu lực, hiệu quả tổ chức.
1.8 Ý nghĩa, mục tiêu, phương pháp phân tích tổ chức:
- Giải thích quá khứ của tổ chức.
- Tìm hiểu thực trạng hiện tại của tổ chức, bản sắc văn hóa tổ chức...tạo lập cơ sở khoa học và thực tiễn để dự báo tương lai của tổ chức.
- Đưa ra những giải pháp khả thi để nâng cao hiệu quả tổ chức.
Khi phân tích phải áp dụng nhiều phương pháp cụ thể khác nhau như: phương pháp so sánh, phương pháp sơ đồ, phương pháp đồ thị, mô hình ma trận.
1.9 Nội dung phân tích tổ chức các cơ quan hành chính:
Tuỳ theo thực trạng hoạt động của hệ thống tổ chức các cơ quan nhà nước để có các cách tiếp cận phù hợp để phân tích tổ chức các cơ quan hành chính nhà nước. Sau đây là 04 cách tiếp cận cơ bản:
- Các tiếp cận thứ nhất:
+ Phân tích sứ mạng của tổ chức.
+ Phân tích chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền, trách nhiệm của tổ chức.
+ Phân tích cơ cấu tổ chức, mối quan hệ ngang-dọc.
+ Phân tích thủ tục hành chính, lề lối làm việc.
+ Phân tích định biên tổ chức, thu nhập.
+ Phân tích trình độ hợp tác, điều hòa, phối hợp.
- Cách tiếp cận thứ 2:
+ Phân tích tính hợp lý trong việc lựa chọn loại hình tổ chức.
+ Mức độ áp dụng các trường phái khoa học tổ chức.
+ Trình độ thiết kế tổ chức và thiết kế công việc.
+ Mức độ thực hiện các nguyên tắc vận hành tổ chức.
+ Sự hài hòa giữa mục tiêu tổ chức và mục tiêu các cá nhân trong tổ chức.
- Cách tiếp cận thứ 3:
+ Phân tích thời cơ tổ chức.
+ Phân tích nguy cơ tổ chức.
+ Phân tích mặt mạnh tổ chức.
+ Phân tích mặt yếu tổ chức.
- Cách tiếp cận thứ 4:
+ Phân tích mức độ đáp ứng yêu cầu các cơ quan cấp trên.
+ Phân tích sự đòi hỏi của các cơ quan cấp dưới.
+ Phân tích sự đáp ứng yêu cầu và sự phối hợp có hiệu quả với các cơ quan hữu quan.
+ Phân tích sự thỏa mãn nhu cầu thực hiện dịch vụ hành chính công đối với công dân và tổ chức.
2/. Thực trạng việc tổ chức các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay:
Việc điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay, đã chú trọng sự phù hợp với tình hình thực tế, bao quát các lĩnh vực cần quản lý nhà nước, khắc phục sự trùng lặp, chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ. Trong những năm chuyển đổi sang cơ chế mới, nước ta đã thiết kế được những cơ quan hành chính lần đầu tiên xuất hiện như: kiểm toán nhà nước, cơ quan quản lý thị trường chứng khoán. Một thành tựu to lớn tốn nhiều công sức, thời gian với quyết tâm cao là thiết kế hợp nhất và sát nhập tổ chức.
Cơ cấu bên trong các cơ quan của Chính phủ và chính quyền địa phương cũng đã có bước điều chỉnh mạnh, giảm đầu mối tổ chức, khắc phục tình trạng phân tán và nhiều tầng nấc trung gian. Kết quả quan trọng nhất của việc điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ và sắp xếp tổ chức các cơ quan hành chính nhà nước là xác định rõ và ngày càng phù hợp hơn về vai trò và chức năng của Nhà nước trong cơ chế kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa; bộ máy hành chính nhà nước từ Trung ương đến địa phương từng bước được tăng cường và đã hoạt động ngày càng có hiệu lực, hiệu quả và thông suốt hơn.
Năm 1986, số đầu mối các cơ quan của Chính phủ là 70, sau Đại hội IX của Đảng sắp xếp lại còn 48 và hiện nay là 30 (22 bộ, cơ quan ngang bộ, 8 cơ quan thuộc Chính phủ); ở cấp tỉnh, số cơ quan chuyên môn từ 35 đến 40 đầu mối nay giảm còn từ 20 - 25; cấp huyện từ 20 - 25 nay giảm còn 10 - 15 các phòng, ban chức năng.
Mặc dù đã qua một số lần điều chỉnh, nhưng nhìn chung, chức năng, nhiệm vụ của Chính phủ, các bộ, của các cấp chính quyền vẫn chưa đủ rõ và phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ và cơ chế quản lý mới. Tư tưởng bao cấp và giành quyền làm mọi việc vẫn còn khá phổ biến trong các cơ quan hành chính nhà nước. Trong khi đó vẫn còn một số lĩnh vực công việc không rõ trách nhiệm quản lý nhà nước của cơ quan nào, dẫn đến những lúng túng, chậm trễ trong quản lý, điều hành. Vẫn còn nhiều trùng lắp, chồng chéo về thẩm quyền, trách nhiệm quản lý nhà nước giữa các bộ, ngành trong Chính phủ và giữa các bộ, ngành với chính quyền địa phương trên một số lĩnh vực chậm được khắc phục. Việc thực hiện phân cấp theo ngành và lĩnh vực giữa Trung ương và địa phương, giữa các cấp chính quyền địa phương vẫn còn chậm, chưa đạt mục tiêu và yêu cầu đề ra; mặt khác, việc phân cấp cũng chưa đi liền với việc tăng cường quản lý thống nhất và nâng cao năng lực cho cơ quan được phân cấp và kiểm tra, thanh tra việc thực hiện.
Số lượng các cơ quan của Chính phủ mặc dù đã giảm, nhưng nhìn chung vẫn còn nhiều đầu mối, tạo ra sự trùng lắp và chia cắt trong quản lý, gây khó khăn, chậm trễ trong phối hợp hành động, làm hạn chế hiệu lực, hiệu quả trong chỉ đạo điều hành. Tổ chức bên trong của các Bộ, ngành Trung ương có chiều hướng chia nhỏ các lĩnh vực công tác để lập thêm tổ chức và có xu hướng tìm mọi lý do để nâng cấp tổ chức không hợp lý.
Chưa làm thật rõ chức năng, nhiệm vụ của chính quyền các cấp nên tổ chức bộ máy của chính quyền địa phương vẫn chưa ổn định, thiếu sự phân biệt rành mạch giữa tổ chức bộ máy của chính quyền đô thị và chính quyền nông thôn, giữa các địa phương có quy mô và tính chất khác nhau. Tổ chức và hoạt động của chính quyền cấp cơ sở vẫn chưa thật hợp lý, chưa thật gắn bó sâu sát với cộng đồng dân cư.

3/. Nâng cao hiệu quả tổ chức các cơ quan hành chính nhà nước:
Trong mỗi lĩnh vực hoạt động quản lý của các cơ quan hành chính nhà nước các biện pháp và giải pháp hoạt động theo một quá trình không giống nhau; song, đều thể hiện việc tuyển chọn, sắp xếp, bố trí nhân lực nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động. Bất kỳ lao động nào cũng đều đòi hỏi phải được tổ chức theo một cách thức nhất định để đảm bảo cho mỗi cá nhân đảm nhận một nhiệm vụ cụ thể, tương ứng với khối lượng công việc nhất định để có được những phương pháp tổ chức hoạt động cho thích hợp.
Phương pháp phân tích tổ chức bộ máy hành chính nhà nước cần chú trọng đến việc xác định rõ hơn, điều chỉnh một bước chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền, trách nhiệm của mỗi cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước, khắc phục được hàng trăm các công việc có sự chồng chéo, trùng lắp giữa các bộ, ngành ở trung ương, quyết định rõ hơn, cụ thể hơn nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân các cấp.
Sắp xếp lại cho gọn hơn tổ chức bộ máy hành chính các cấp; cơ cấu Chính phủ đã được sắp xếp lại theo hướng hình thành các bộ quản lý đa ngành, đa lĩnh vực. Sau một số lần điều chỉnh, hiện cơ cấu bộ máy Chính phủ có 22 bộ và cơ quan ngang bộ, không còn các cơ quan trực thuộc Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà nước, chỉ còn một số tổ chức sự nghiệp quy mô lớn trực thuộc Chính phủ. Các cơ quan chuyên môn của ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện cũng được điều chỉnh lại cho gọn hơn và có sự phân biệt các cơ quan chuyên môn thuộc cơ cấu "cứng" theo quy định chung của Chính phủ và các cơ quan chuyên môn thuộc cơ cấu "mềm" do chính quyền cấp tỉnh quyết định, phù hợp với đặc điểm của từng địa phương.
Nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức các cơ quan hành chính nhà nước cần phải thực hiện tốt những công tác sau:
Một là, xây dựng văn bản quy phạm pháp luật quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của từng cơ quan hành chính nhà nước; trong đó, cần xây dựng quy chế làm việc của từng bộ phận chức năng trong cơ quan hành chính nhà nước một cách rõ ràng về quyền hạn và mối quan hệ, tránh trùng lặp, chồng chéo giữa các cơ quan hành chính nhà nước, giữa các bộ phận. Đây là một nhiệm vụ, một công việc chúng ta phải tiến hành không chỉ trước mắt mà còn cả trong một thời gian dài trong những năm tới. Hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước vốn được thiết kế, xây dựng và vận hành phù hợp với cơ chế kinh tế cũ sẽ phải có những thay đổi tương thích với cơ chế kinh tế mới, trong đó thay đổi quan trọng nhất là về chức năng của từng cơ quan.
Hai là, thực hiện mạnh việc phân cấp trung ương - địa phương, thông qua đó giảm đáng kể những loại công việc không nhất thiết phải do Chính phủ, các bộ trực tiếp quản lý, quyết định, đồng thời tăng cường được hơn nữa tính chủ động, tự chịu trách nhiệm của chính quyền địa phương trên các nhiệm vụ được phân cấp.
Ba là, tổ chức hợp lý chính quyền địa phương, phân biệt rõ những khác biệt giữa chính quyền nông thôn và chính quyền đô thị.
Bốn là,Xây dựng hệ thống chuẩn về quy chế làm việc của mỗi nhân viên, CBCC trong cơ quan hành chính nhà nước. Với mỗi chức danh cần quy định rõ nghĩa vụ, quyền hạn và trách nhiệm. Trình độ chuyên môn, trình độ chính trị, năng lực, phẩm chất đạo đức, sức khoẻ của CBCC đảm nhiệm từng công việc cụ thể phải được đảm bảo. Mọi việc đều phải công khai, minh bạch. Bồi dưỡng, nâng cao trình độ mọi mặt cho CBCC nhằm đáp ứng nhiệm vụ, yêu cầu ngày càng cao của sự vận động và phát triển xã hội hiện đại.
Mục tiêu của định mức lao động trong cơ quan hành chính nhà nước nhằm xác định được tổng khối lượng công việc của CBCC trong từng cơ quan hành chính nói riêng và trong toàn bộ hệ thống cơ quan hành chính nhà nước nói chung, xác định tổng thời gian để hoàn thành khối lượng công việc của CBCC, từ đó xác định được tổng biên chế của từng cơ quan hành chính và cả hệ thống cơ quan hành chính nhà nước.

PHẦN KẾT LUẬN

Tóm lại, đổi mới, hoàn thiện tổ chức các cơ quan hành chính nhà nước là một việc làm hết sức quan trọng, ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước nói riêng và của toàn bộ hệ thống các cơ quan nhà nước nói chung. Việc thiết kế tổ chức, phải được coi là nhiệm vụ thường xuyên, mang tính quy luật. Trong quá trình đổi mới, hoàn thiện tổ chức cần phân tích thật khách quan các điều kiện kinh tế, chính trị, văn hóa-xã hội, địa lý, tâm lý... Đồng thời, việc thiết kế tổ chức phải phù hợp với chủ trương đường lối của Đảng, pháp luật của nhà nước, phù hợp với từng giai đoạn phát triển của kinh tế xã hội. Trên cơ sở đó, tìm ra lời giải các bài toán về hình thức, phương pháp, cơ chế hoạt động, cơ cấu tổ chức sao cho thích hợp nhất, tránh phiến diện, giản đơn hoặc chủ quan, duy ý chí, áp dụng máy móc hình thức tổ chức nơi này sang nơi khác./.