Cơ cấu tổ chức là các bộ phận cấu thành của tổ chức. Thông qua cơ cấu đó, phản ánh chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và thẩm quyền của tổ chức. Một định nghĩa khác về cơ cấu tổ chức. Đó là sự phản ánh các hình thức sắp xếp các bộ phận, các cá nhân trong một tổ chức nhất định. Thông qua đó, mỗi bộ phận, mỗi cá nhân biết làm việc gì, ai là người lãnh đạo, quản lý, điều hành, chỉ huy trực tiếp, cần báo cáo xin ý kiến, chỉ thị của ai.

Người ta còn định nghĩa cơ cấu tổ chức là việc tập hợp tất cả những việc cần làm trong một tổ chức và sự phân chia chúng thành các công việc cụ thể theo từng nhóm nhất định.

Cơ cấu tổ chức còn được hiểu như là cấu trúc bên trong và quan hệ giữa các cá nhân, bộ phận cấu thành tổ chức nhằm bảo đảm cho tổ chức vận hành tốt, đạt được các mục tiêu của tổ chức.

Như vậy, nói đến cơ cấu tổ chức là nói đến các chức danh cho các bộ phận, phòng ban, vị trí công việc; nói đến các quy định về chi tiêu ngân sách - là vai trò, trách nhiệm, quyền hạn về tài chính của các vị trí trong tổ chức; là nói đến việc cụ thể hóa công việc trong tổ chức bằng các bản mô tả và phân tích công việc; là nói đến việc đặt chức danh cho các vị trí công việc riêng biệt và sự mô tả chi tiết các mối quan hệ qua lại giữa từng bộ phận và từng chức danh, đảm bảo tổ chức vận hành thông suốt.

Ví dụ như trong một tổ chức Sở, thì cơ cấu tổ chức chính là các chức danh cho các bộ phận phòng ban, như phòng hành chính - tổng hợp, phòng nghiệp vụ, phòng kế hoạch - tài chính hay bộ phận thanh tra. Cơ cấu tổ chức còn là kế hoạch chi tiêu và thẩm quyền chi của Sở nói chung và các phòng ban, vị trí nói riêng trong một năm tài chính. Cơ cấu tổ chức cũng là sự mô tả, phân tích công việc và mối quan hệ giữa các bộ phận, các phòng ban và các cá nhân trong Sở, để làm sao có thể đảm bảo hiệu quả công việc của Sở, đạt được mục tiêu chung của cơ quan.

Có 5 loại hình cơ cấu TC ( vẽ hình)

Sơ đồ các loại hình cơ cấu tổ chức: (tự vẽ)

Mỗi mô hình đều có đặc điểm riêng, với cả ưu và khuyết điểm, và có những điều kiện áp dụng hiệu quả trong những môi trường khác nhau. Trong thực tế, các tổ chức lớn (như hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước chẳng hạn) thường vận dụng tổng hợp các loại hình, và luôn luôn phải sáng tạo, thay đổi cho phù hợp với các thay đổi của môi trường và đối tượng quản lý. Không có mô hình nào là tuyệt đối. Không có mô hình nào chỉ có ưu mà không có nhược điểm. Hơn nữa, một mô hình có nhiều ưu điểm ở trường hợp này, thì áp dụng ở trường hợp khác có thể bộc lộ nhiều khuyết điểm. Mô hình tốt nhất là mô hình phù hợp với môi trường, đối tượng quản lý, và vận dụng tốt nhất thành tựu khoa học, thành tựu quản trị của nhân loại vào trong bản thân nó.

Trong phạm vi bài viết này, bản thân em chọn mô hình tổ chức trực tuyến-tham mưu( hoặc mô hình ma trận ) làm nội dung phân tích.

1- Mô hình tổ chức trực tuyến-tham mưu

· Đặc điểm: Duy trì sự lãnh đạo trực tuyến; Nhà lãnh đạo trực tuyến được sự tham mưu của các chuyên gia theo chức năng; Các nhà tham mưu chỉ đề xuất, cố vấn, không ra lệnh cho bộ phận trực tuyến

· Ưu: Đảm bảo chế độ một thủ trưởng, trách nhiệm rõ ràng; Tận dụng được khả năng chuyên môn sâu của các chuyên gia, nối dài trí tuệ của nhà lãnh đạo.

· Khuyết: Quan hệ giữa lãnh đạo trực tuyến – tham mưu dễ xảy ra căng thẳng; Các chuyên gia cùng chuyên môn bị phân tán; Hạn chế sự đóng góp của những chuyên gia hàng đầu do có hạn chế về quyền hạn, quyền lực của họ. Từ đó, trách nhiệm và nhiệt tình của các chuyên gia có thể giảm sút. Tuy nhiên, do quyền lực là cố hữu, nên các chuyên gia vẫn có xu hướng can thiệp vào công việc của bộ phận trực tuyến.

2- Mô hình ma trận

· Đặc điểm: Cho phép cùng lúc thực hiện nhiều dự án, quản lý nhiều lĩnh vực khác nhau.Ngoài người lãnh đạo theo tuyến và theo chức năng, còn có sự hỗ trợ của những người lãnh đạo theo đề án.

· Ưu: Linh động (thành lập, giải thể…), đáp ứng được mềm dẻo đối với những biến đổi của môi trường bên ngoài. Hiệu quả do tận dụng nguồn lực (nhân lực, vật lực…) ngay trong tổ chức, tăng thu nhập lao động.

· Khuyết: Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa người lãnh đạo các bộ phận, do quyền lực phân tán và có thể xảy ra chồng chéo.Xuất hiện cơ chế song trùng lãnh đạo.

Liên hệ thực tế :
Trong những năm qua, thực hiện chương trình thổng thể cải cách hành chình giai đọan 2001-2010, nhất là cải cách tổ chức bộ máy hành chính nhà nước chúng ta đã đạt được những kết quả quan trọng ; cơ cấu tổ chức của các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước được sắp xếp tinh gọn, phù hợp hơn. Chức năng, nhiệm vụ được điều chỉnh phù hợp với tình hình thực tế ,khắc phục sự trùng lặp, chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ. Đã thực hiện việc phân cấp mạnh hơn cho chính quyền địa phương về quản lý tài chính, ngân sách, đầu tư, xây dựng, đất đai, y tế, giáo dục, tổ chức, cán bộ... Năm 1986, số đầu mối các cơ quan của Chính phủ là 70, sau Đại hội IX của Đảng sắp xếp lại còn 48 và từ tháng 10/2007 là 30 (22 bộ, cơ quan ngang bộ, 8 cơ quan thuộc Chính phủ); ở cấp tỉnh, số cơ quan chuyên môn từ 35 đến 40 đầu mối nay giảm còn từ 20 - 25; cấp huyện từ 20 - 25 nay giảm còn 10 - 15 các phòng, ban chức năng.

Tuy nhiên, thực tế hiện nay,tại một số bộ và các địa phương (thực hiện Nghị định 13 và 14 của Chính phủ về tổ chức các cơ quan quản lý nhà nước thuộc tỉnh và huyện) vẫn còn nhiều bất cập, chưa phù hợp với nhu cầu thực tế, như việc giải thể Ủy ban dân số GĐ & TE. Ở cấp huyện một số phòng ban được giao nhiệm vụ nhưng cơ sở vật chất, con người chưa đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ.Trong lần sáp nhập này, người ta thấy xuất hiện quá nhiều Thứ trưởng, và các cấp phó nói chung. Tâm lý là khi ghép vào, sáp nhập, người ta cố gắng “bảo đảm” cho cán bộ không mất vị trí, mất quyền lợi. Điều này hoàn toàn trái ngược với nguyên tắc quản trị “từ công việc, chọn người phù hợp”.Việc chưa làm thật rõ chức năng, nhiệm vụ của làm cho tổ chức bộ máy của chính quyền địa phương vẫn chưa ổn định, thiếu sự phân biệt rành mạch giữa tổ chức bộ máy của chính quyền đô thị và chính quyền nông thôn, giữa các địa phương có quy mô và tính chất khác nhau. Tổ chức và hoạt động của chính quyền cấp cơ sở vẫn chưa thật hợp lý, chưa thật gắn bó sâu sát với cộng đồng dân cư.

Tóm lại Xác định một cô cấu tổ chức một cơ quan nói riêng và bộ máy HCNN nói chung là một công việc không đơn giản. Tuy khoa học quản trị và hành chính học ngày nay rất phát triển, nhưng vẫn không thể khẳng định một mô hình nào là hợp lý‎ nhất cho các nhà nước hiện tại và tương lai. Mô hình nào cũng có ưu, khuyết riêng, và chỉ phù hợp nhất trong một điều kiện, hoàn cảnh cụ thể. Thế giới không ngừng biến đổi. Nhà nước trong một thế giới biến đổi cũng luôn phải thay đổi để phù hợp với thế giới đó.