Thực tế việc bố trí, sắp xếp nơi làm việc trong công sở hành chính nhà nướcnói chung hiện nay, các yêu cầu đối với việc bố trí, sắp xếp nơi làm việc trong công sở HCNN.
Tổ chức bố trí sắp xếp nơi làm việc trong công sở hiện nay:
Đây là cơ sở để tạo đk cho các cán bộ làm việc tốt. Cần lưu ý rằng, nếu phòng làm việc bố trí ko hợp lí thì năng suất lao động trong cơ quan sẽ bị hạn chế.
Ví dụ nếu các đầu mối trong cơ quan vẫn có quan hệ chặt chẽ với nhau, đi lại ko thuận tiện thì việc chuyển vb, trao đổi công việc sẽ cản trở và gây khó khăn cho công tác kiểm tra, chỉ đạo khi cần thiết. Hơn nữa việc bố trí ko hợp lý phòng làm việc quá trật chội sẽ tạo ra những sự va chạm ko tránh khỏi do sự đi lại trong quá trình làm việc tạo nên. Môi trường làm việc sẽ trở nên căng thẳng
Để thực hiện tốt nhiệm vụ tổ chức sắp xếp nơi làm việc trong công sở, cần tính đến cường độ lao động của mọi cán bộ, quan hệ, tính chất công việc đc giao cho từng ng, từng bộ phận. Đối với những cơ quan lớn, có nhiều bộ phận có nhiều chức năng khác nhau nên ngiên cứu để tìm 1 phương án tối ưu trong việc bố trí chỗ ngồi cho cán bộ
Hiện nay, có những quan điểm khác nhau về cách bố trí chỗ làm việc trong các cơ quan, công sở. Một số ý kiến cho rằng chỗ làm việc cần yên tĩnh hoàn toàn, tách biệt các phòng với nhau để ko cản trở nhau khi làm việc. Một số ý kiến lại cho rằng nên bố trí nơi làm việc ở phòng rộng có vách ngăn để có thế liên hệ, kiểm soát công việc của nhau tiện lợi hơn.
Tren thực tế có nhiều trường hợp làm việc trong phòng có nhiều người là thuận lợi, nhưng cũng có trường hợp ngược lại. Vì thế cần có sự nghiên cứu và cân nhắc khi lựa chọn các phương án bố trí chỗ làm việc cho thích hợp với từng loại công việc. Về mặt tâm lý, nếu có nhiều người theo dõi công việc của mình thì người ta sẽ chú ý hơn đến hình thức. Điều này ko bao giờ cũng phù hợp các bộ phận nghiên cứu hoặc những công việc đòi hỏi sự tập trung tư tưởng cao. Kiểu bố trí làm việc trên 1 mặt mở thường thích hợp với các cơ quan làm công tác thống kê, kế toán, các văn phòng công ty, các ngân hàng…
Theo cách bố trí chỗ làm việc trên mặt bằng mở và các phòng làm việc đc ngăn thành nhiều chỗ bằng những vách ngăn di động có thể mở ra hay thu hẹp tùy yêu cầu của mỗi công việc. Vì vậy, yêu cầu cụ thể của việc sắp xếp là:
- Phù hợp với chức năng nhiệm vụ cụ thể của cơ quan đơn vị.
- Tận dụng đc diện tích công sở trên cơ sở 1 định mức hợp lý
- Giảm thời gian di chuyển giữa các bộ phận có liên quan, tạo sự hỗ trợ thuận lợi giữa các bộ phận
- Tạo đc khả năng cơ động và mềm dẻo khi sử dụng các thiết bị và các nguồn lực khác của cơ quan công sở.
- Duy trì chất lượng công việc do kiểm soát tốt hơn
- Tạo tâm lý phấn khởi làm việc, găn bó với công việc
- Tiết kiệm đc kinh phí cho các dịch vụ
- An toàn trọng việc sử dụng các thiết bị
- Có tính thẩm mĩ
Để thực hiện đc những yêu cầu trên, trước khi bố trí chỗ làm việc trong công sở cần chú ý thu thập đầy đủ các thông tin về công việc đc thực hiện như: Phương pháp giải quyết công việc, chu kì xử lý công việc tại công sở phải trải qua những bước nào? Thời gian giải quyết từng công việc, các phương tiện, nhân lực cần thiết, vấn đề lưu trữ hổ sơ đã giải quyết, những nơi hay có sự tắc nghẽn trong xử lý…
Nếu thiếu các loại thông tin trên, việc bố trí công việc trong công sở sẽ có cơ sở khoa học và sẽ ko đạt đc hiệu quả mong muốn.