Vai trò của các nhà lãnh đạo, quản lý trong công sở hành chính nhà nước, 1 số biện pháp cụ thể để nâng cao năng suất LĐ, những kỹ năng cơ bản mà các nhà lãnh đạo v à quản lý công sở cần có
Vai trò của các nhà lãnh đạo, quản lý trong công sở hành chính nhà nước
Lao động của người lãnh đạo, quản lý ko tạo ra giá trị vậ chất trực tiếp mà là các tiền đề cần thiết để phát triển xã hội. Khi xã hội ngày càng phát triển, sự phân công lao động xã hội ngày càng cao thì vai trò lãnh đạo, quản lý ngày càng quan trọng và càng được đề cao. Trong các cơ quan, công sở hành chính, sản phẩm của người lãnh đạo, quản lý là các quyết định hành chính. Loại lao động này đc pháp luật quy định về chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền và mang những nét của lao động trí óc đặc biệt, có tính chủ động và sáng tạo.
C. Mác đã từng chia lao động trí óc nói chung làm 3 loại:
- Loại 1: Có sản phầm gắn liền với bản thân của người lao động trí óc. Đó là các bài báo, tranh ảnh, các bản nhạc, các cuốn sách…
- Loại 2: Gắn liền với chính người lao động như nghệ sĩ vai diễn, nhà giáo trên bục giảng…
- Loại 3: Có sản phẩm là các phát minh khoa học, các sáng chế quan trọng…
Lao động của người lãnh đạo, quản ký đầy đủ các đặc điểm của 3 loại lao động trí óc nói trên và biểu hiện dưới nhiều công việc cụ thể khác nhau.

VD: Khi ban hành một quyết định hành chính, lao động của người lãnh đạo, quản lý thộc loại lao động trí óc thứ 1. Khi chỉ đạo hoạt động trên thực tế người lãnh đạo, quản lý đang lao động giống như nhà giáo trên bục giảng là loại lao động thứ 2. Khi đưa ra một đề án cải tiến mới, lao động của người lãnh đạo quản lý mng đặc diểm của loại lao động thứ 3. Kết hợp cả 3 loại lao động trên vừa là một khoa học, vừa là một nghệ thuật, cho thấy năng lực của người lãnh đạo, quản lý.

Trách nhiệm của nhà lãnh dạo, quản lý là phải liên kết được các thành viên của cơ quan công sở thành 1 thể thống nhất và chỉ dẫn cho cơ quan, công sở hoạt động để đạt đc mục tiêu đề ra là tốt nhất, hiệu quả nhất
Một số biện pháp để nâng cao năng suất lao động:
Xem xét lại việc tổ chức quản lý để đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức đối với từng khâu, từng bộ phận, từng vấn đề quan trọng trong công sở, cơ quan.
Đổi mới tổ chức quản lý cho phù hợp với thời kì hiện nay
Sử dụng nhân lực có hiệu quả, chú trọng từ khâu tuyển chọn, bố trí sử dụng lao động, bảo đảm lao động có trình độ phù hợp với năng lực
Tăng cường đào tạo và đạo tạo lại đến nâng cao trình độ, kỹ năng của người quản lí và lao động; tạo môi trường làm việc thân mật, cởi mở nhằm làm cho nhân viên gắn bó hơn với tổ chức, phát huy sáng kiến, tăng khả năng làm việc theo nhóm.
Chú trọng đầu tư thiết bị, công nghệ phù hợp, lựa chọn công nghệ phù hợp với điều kiện, khả năng của tổ chức, chú ý đến yếu tố dài hạn và thân thiện với môi trường.
Tạo lập môi trường, bao gồm môi trường tự nhiên, kinh tế, chính trị, xã hội, pháp lí, công nghệ...điều kiện cho các tổ chức hoạt động thuận lợi.
Tạo bầu không khí trong cơ quan thật thoái mái, mọi người hòa đồng với nhau.
Khuyến khích hay ra các hình phạt bằng tài chính cho các nhân viên.
Kích thích tư duy sáng tạo của các thành viên trong công sở.

Nói chung, năng suất lao động là một chỉ tiêu chất lượng có vai trò rất quan trọng đối với tổ chức và toàn bộ nền kinh tế. Để nâng cao năng suất lao động, ngoài sự nỗ lực toàn diện trên nhiều mặt và thường xuyên liên tục của các tổ chức, công sở, cần có sự hỗ trợ của Chính phủ và các cấp chính quyền theo tinh thần hướng vềtổ chức, tạo điều kiện thuận lợi nhất cho các doanh nghiệp hoạt động.

Những kỹ năng cơ bản mà các nhà lãnh đạo và quản lý công sở cần có
- Kỹ năng lập kế hoạch và kỹ năng quản lý thời gian: Kế hoạch công việc là biện pháp quan trọng để tổ chức khoa học lao động của người lãnh đạo, quản lý. Muốn kế hoạch hóa công việc được tốt cần phân loại công việc thích hợp.
Người lãnh đạo, quản lý có kinh ngiệm sẽ biết lựa chọn các công việc để giải quyết sao cho phù hợp với yêu cầu thực tế, kịp thời và chính xác. Khi đó đặt ra những câu hỏi lựa chọn:
Cần giái quyết việc gì?
Tại sao cần phải giải quyết việc đó?
Gải quyết ntn? Cách nào làm tốt nhất?
Nơi giải quyết là ở đâu?
Khi nào giải quyết xong? Có thể kéo dài ko?
Giao việc cho ai là hợp lý??
Đồng thời việc phân bố thời gian làm việc như thế nào là hợp lý. Người lãnh đạo cần có thời gian để giao tiếp, để nghe đt, để đi công tác cơ sở, tham gia các cuộc họp, để làm công tác lễ tân, nghiên cứu văn bản, nghỉ ngơi, giải trí… Tỷ lệ thời gian phân bố cho các công việc trên cần đc phân bố sao cho ko quá nhiều cho mỗi loại này mà ko đủ thời gian cho loại khác.
- Lập biểu đồ theo dõi công việc: Biểu đồ giúp cho ng lãnh đạo, quản lý có thể bao quát đc toàn bộ công việc trong 1 time nhất định. Đây là bảng ghi chép tất cả các hoạt động của các bộ phận trong cơ quan, công sở với sự chỉ dẫn các công việc đang và sẽ thực hiện, ng phụ trách công việc đó.
Qua đó chúng ta biết đc các công việc có đc phân bố đều giữa các bộ phân hay ko? Nếu có bị tắc nghẽn trong công việc thì ng lãnh đạo, quản lý có thể phát hiện kịp thời những tắc nghẽn đó ở đâu 1 cách sớm nhất.
Biểu đồ có thể theo dõi đc các hoạt động của các cán bộ, cho mỗi công việc đc tiến hành ở đơn vị
Lập biểu đồ theo dõi công việc và phân bổ thời gian hợp lý giúp ng lãnh đạo, quản lí hợp lý hóa lao động của mình. Giúp việc thiết lập trật tự công việc và đầu tư thời gian hợp lý cho những khâu quan trọng. Giải đc các mqh khi giải quyết công việc nào đó. Giúp ng lđ, ql tìm hiểu các nguyên nhân thành công hay thất bại của công việc.
Kết hợp việc lập biểu đồ và phân bổ thời gian hợp lý loại bỏ đc các công việc làm mất nhiều thời gian, đẩy nhanh cường độ thực hiện công việc nào đó bằng cách tập trung giải quyết những khâu chủ yếu, ko để những khâu quan trọng dừng lại quá lâu.
- Tổ chức hệ thống văn bản và thông tin phục vụ cho công tác lãnh dạo quản lý: Hệ thống văn bản giấy tờ phục vụ cho công việc của ng lđ, ql phải đc tổ chức 1 cách khoa học theo 1 số nguyên tắc ngiệp vụ cần thiết. Có hệ thống vb theo từng nd mà ng lđ, ql đc phân công theo dõi liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan công sở.
+ Về kế hoạch
+ Về thi đua
+ Về nhân sự
+ Về tài chính
+ Về chuyên môn ngiệp vụ
+ Về các chính sách chung…
Cũng có thể sắp xếp các VB theo đơn vị mà ng lđ, ql cần theo dõi vùng địa lí.
Các tài liệu vb đó giúp nhà lđ, ql quán xuyến đc các hđ chính yếu của cơ quan công sở.
Một số y/c nghiệp vụ cần chú ý:
+ Các loại tài liệu phải bảo quản trong đk tốt, dễ tìm, dễ thấy, tránh thất lạc mất mát
+ Các thông tin cần thiết đc cung cấp đầy đủ và nhanh chóng
Muốn đảm bảo các y/c trên thì ta phải áp dụng công nghệ tin học, sử dụng các công cụ phương tiện tiên tiến để lưu trữ.
Kỹ năng giao tiếp lãnh đạo, quản lý(116đ phải giao tiếp khi giải quyết công việc, để thực hiện nhiều mục tiêu khác nhau. Giao tiếp có thể do y/c chủ quan với mục tiêu tìm hiểu làm quen với công việc mới, gặp gỡ các cán bộ, nhân viên đc giao để động viên, tiếp xúc về lí do xã giao. Cũng có TH giao tiếp nhằm trao đổi thông tin, kiểm tra kết quả công việc. Có những giao tiếp là theo quy điịnh chung về chức năng, nhiệm vụ của cơ quan
Vai trò của giao tiếp trong hoạt động quản lý điều hành.
Giao tiếp trong hoạt động quản lý điều hành đóng một vai trò vô cùng quan trọng đối với quá trình quản lý, điều hành, nó là yếu tố cơ bản để đảm bảo hiệu quả cho công việc quản lý, giúp nhà quản lý thực hiện thành công mục tiêu mà mình đã đề ra cho tổ chức mình
Giao tiếp có những vai trò rất lớn như :
Tạo nên mối quan hệ thống nhất ý chí giữa các cá nhân, các bộ phận trong tổ chức. Tạo nên sự hiểu biết, gần gũi giữa các cá nhân, từ đó tạo nên một sự thống nhất cao nhằm giải quyết tốt các mục tiêu chung mà tổ chức đã đề ra. Đây là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu của giao tiếp.
Tạo nên sự gắn bó giữa các thành viên trong tổ chức. Trong tổ chức, mối quan hệ về lợi ích giữa cá nhân và tập thể không phải lúc nào cũng được kết hợp hài hòa và phù hợp với nhau, nhờ vào hoạt động giao tiếp mà người lãnh đạo điều hành có thể dung hòa mối quan hệ về lợi ích của các cá nhân với lợi ích và mục tiêu chung của tổ chức.
Bằng giao tiếp có thể tổ chức, điều hòa, phối hợp hoạt động của các cá nhân trong tổ chức một cách phù hợ hơn theo những mục tieeuc hung àm tổ chức đó đã đề ra
Giao tiếp còn là công cụ để trao đổi thông tin trong hoạt động quản lý điều hành, bởi trong một tổ chức, đặc biệt là đối với các cơ quan hành chính, thì việc trao đổi thông tin quản lý là một yếu tố không thể thiếu để thực hiện đồng bộ các công việc, do vậy giao tiếp có vai trò rất lớn.
Bên cạnh đó, giao tiếp còn là công cụ để người lãnh đạo, quản lý có thể thực hiện công tác kiểm tra công việc, trao đổi thông tin với cấp dưới để điều khiển hoạt động cho nhân viên, điều khiển và hướng dẫn họ thực hiện các nhiệm vụ đã được đề ra.
Giao tiếp còn là công cụ hữu hiệu nhất đối với nhà quản lý để tiếp thu những ý kiến của công dân về các quyết định hành chính của mình, từ đó nhà lãnh đạo có thể đề ra những giải pháp thích hợp, kịp thời cho các quyết định của mình. Đánh giá được mức độ thành công hay thất bại của quyết định hành chính mình đề ra trong thực tế cuộc sống người dân.
Giao tiếp tốt sẽ tạo nên một môi trường thuận lợi, thích hợp cho cá nhân phát triển. Việc tạo dựng một môi trường giao tiếp gần gũi giữa các cá nhân trong tổ chức là một công việc hết sức quan trọng của các nhà quản lý, đặc biệt đối với cơ quan hành chính nhà nước thì vấn đề này càng quan trọng hơn.
Xét trên khía cạnh hành chính thì hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước là nhằm một mục tiêu cao nhất đó chính là nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân, nâng cao chất lượng của dịch vụ công. Và khi thực hiện được công tác giao tiếp tốt thì cũng là đã góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ công vì khi đó người dân có thể tham gia vào các hoạt động quản lý hành chính nhà nước, được kiểm tra, giám sát, được ý kiến đối với các quá trình thi hành quyết định hành chính, điều đó sẽ giúp phát huy tính dân chủ của nhân dân.
Một trong những hoạt động chủ yếu và quan trọng nhất của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước đó chính là hoạt động tiếp công dân, lắng nghe những ý kiến phản hồi, đánh giá của người dân đối với quá trình hoạt động và làm việc của cơ quan mình. Khi đó vai trò của giao tiếp trở nên cực kỳ quan trọng, nó chính là phương tiện thiết yếu nhất để người dân có thể bày tỏ ý kiến của mình lên các cơ quan hành chính nhà nước, từ đó có thể phát huy tính dân chủ, quyền làm chủ của nhân dân.
Như vậy, vai trò của giao tiếp trong hoạt động quản lý điều hành của các cơ quan hành chính nhà nước là đa dạng, nó được thể hiện trên nhiều khía cạnh khác nhau. Nó chính là yếu tố cơ bản để đảm bảo sự thành công, hiệu quả làm việc và khả năng đáp ứng các dịch vụ công của cơ quan nhà nước đối với yêu cầu của nhân dân. Tuy vậy, để đảm bảo rằng các hoạt động giao tiếp đó sẽ mang lại hiệu quả cao nhất thì người tiến hành giao tiếp phải chú ý đến một số yếu tố mang tính kỹ năng như khả năng nghe, khả năng nói… đây chính là những phẩm chất mà một nhà lãnh đạo phải có nếu muốn thực hiện thành công các mục tiêu quản lý đã được đề ra cho tổ chức mình.
Ngoài ra các nhà lãnh đạo, quản lý cần có thêm các kỹ năng cơ bản như:
- Kỹ năng ra quyết định
- Kỹ năng thuyết trình
- Kỹ năng lắng nghe
- Kỹ năng đàm phán
- Kỹ năng phỏng vấn
- Kỹ năng …..