X

Loading
Kết quả từ 1 tới 6 trên 6

Vấn đề giao tiếp trong công sở hành chính

  1. Quản lý Diễn đàn
    Bắt đầu vào 02-08-2011, 11:06 AM
    Đã viết: 1,154 bài thảo luận
    dungdng is offline
    8244 lượt xem
    #1

    Default Vấn đề giao tiếp trong công sở hành chính


    Môi trường văn phòng ngày nay như một xã hội thu nhỏ, một môi trường hợp tác và cạnh tranh. Ngoài năng lực chuyên môn, kinh nghiệm, mỗi cán bộ, nhân viên còn phải có khả năng hòa nhập với mọi người một cách tốt nhất thông qua hoạt động giao tiếp. Mỗi cá nhân trong văn phòng phải biết giao tiếp, ứng xử đúng đắn với người khác theo địa vị của mình, chỉ như vậy họ mới thành công trên cương vị của mình và có khả năng phát triển.

    Đặc biệt là trong môi trường một tổ chức về nhân sự như đơn vị tôi đang trực tiếp làm việc thì vấn đề giao tiếp càng trở nên quan trọng và được quan tâm hàng đầu. Trên thực tế tại các công sở hành chính nhà nước ta hiện có rất nhiều vần đề cần quan tâm.

    I. CÁC LOẠI HÌNH GIAO TIẾP VĂN PHÒNG

    1. Giao tiếp với cấp trên
    Bất kỳ văn phòng nào cũng có người lãnh đạo, đây là người ra quyết định và quản lý, tạo ra các chuẩn mực. Nhìn chung, tất cả nhân viên đều phải nể và thừa nhận họ.

    Giao tiếp với cấp trên có những đặc điểm sau:
    - Cấp dưới thường noi theo phong cách của cấp trên. Cấp dưới thường quan sát cấp trên ăn mặc, nói năng, đi đứng, tổ chức cuộc họp để bắt chước. Cấp trên là mẫu hình của tổ chức, họ muốn mọi người trong tổ chức noi theo phong cách của họ.

    - Cấp dưới phải biết cư xử khéo léo khi giao tiếp với cấp trên. Cấp dưới không được làm mất mặt cấp trên hay chê bai họ sau lưng. Chớ nói sau lưng họ những điều mà trước mặt họ ta không dám nói. Nếu bạn không hiểu hay không đồng tình cũng không nên phản đối.

    - Hãy quý trọng thời gian: Thời gian nói chung là tiền bạc, mà thời gian của lãnh đạo còn quý hơn tiền bạc.

    - Cấp dưới phải báo cáo thường xuyên. Phải báo cáo để cấp trên nắm được tiến độ công việc, triển vọng của công việc và những phát sinh có thể có trong tương lai.

    - Hãy tôn trọng cấp bậc trong tổ chức (văn phòng). Cấp bậc trong tổ chức tồn tại là có lý do của nó và mọi người cần tôn trọng. Bạn không được báo cáo vượt cấp, bởi những gì bạn nói với cấp cao hơn lại được chuyển về cho cấp trên trực tiếp xử lý. Khi đó bạn sẽ gặp rắc rối lớn. Bạn đã tạo một hình ảnh bất lợi ở lãnh đạo trực tiếp của mình

    - Cấp dưới nên tiếp thu phê bình của cấp trên một cách vô tư. Nếu lãnh đạo đề nghị thay đổi một quy trình, một kế hoạch của nhân viên thì cách tốt nhất là tuân thủ một cách tích cực. Lãnh đạo phê bình đúng thì bạn tiếp thu và sửa chữa, lãnh đạo phê bình sai thì nên nghe để rút kinh nghiệm. Bạn tỏ ra chín chắn và thành thạo trong công việc.

    - Tập nhìn sự việc với con mắt của người lãnh đạo. Hãy suy nghĩ về công việc và mối quan hệ của công việc đó trong hệ thống công việc của tổ chức. Người lãnh đạo thường xem xét công việc trên toàn cục chứ không quan tâm tới từng điểm nhỏ. Hãy học lãnh đạo cách nhìn xa trông rộng.

    2. Giao tiếp với cấp dưới

    Khi bạn đã trở thành lãnh đạo trong tổ chức, cùng với sự thăng tiến ngày càng cao, bạn càng phải quản lý ngày càng nhiều nhân viên dưới quyền. Là người lãnh đạo bạn phải biết tạo được bầu không khí hiểu biết và tin cậy lẫn nhau, tạo được bầu không khí hài lòng và hăng hái trong những người dưới quyền để cổ vũ cấp dưới hết lòng vì công việc. Thành tích của bạn phụ thuộc vào nhân viên dưới quyền của bạn.

    - Khi giao tiếp với cấp dưới nên sử dụng những nghi thức lịch sự, đơn giản. Bạn luôn có thể nói với họ là “rất vui lòng”, “cảm ơn” và mỉm cười. Chủ động chào khi họ đến cũng như lúc họ ra về.

    - Bạn hãy nghiêm túc thực hiện những nguyên tắc, chuẩn mực của tổ chức. Bạn muốn nhân viên đi làm đúng giờ, không sử dụng thiết bị, máy móc, chẳng hạn xe cộ, điện thoại công vào việc riêng thì bạn phải thực hiện các nguyên tắc đó trước và thật nghiêm chỉnh. Nhân viên thường học tập lãnh đạo về phong cách.

    - Khi giao tiếp với cấp dưới, bạn không được dùng lời lẽ thô lỗ hay bôi bác. Đó là một thói quen dễ lây lan, những người khác thường tự động bắt chước, rồi thành thói quen.

    - Hãy để cho cấp dưới biết những thông tin xác đáng khi giao việc cho họ. Cấp dưới cần biết tại sao lại tiến hành công việc như thế này, công việc của họ ảnh hưởng tới nhiệm vụ chung như thế nào. Tuyệt đối không phổ biến kế hoạch của đơn vị mình cho nhân viên của đơn vị khác.

    - Lắng nghe ý kiến đóng góp của cấp dưới cho kế hoạch của tổ chức. Cấp dưới là người trực tiếp thực hiện kế hoạch, họ có nhiều kinh nghiệm thực tiễn và sáng tạo trong công việc. Khi bạn có được một thành tích hãy luôn nhớ đã có nhiều cấp dưới đóng góp vào thành tích đó.

    - Đừng tiết kiệm lời khen và chớ hào phóng lời phê bình. Bản báo cáo được khen hãy nhắc đến người đã giúp bạn thực hiện nó. Nhắc đến công lao của cấp dưới, bạn sẽ được họ dành cho tình cảm vì bạn đã hiểu họ. Khi phê bình cấp dưới, không nên có mặt người thứ ba, chỉ phê bình về công việc chứ không được đánh giá nhân cách của họ.

    - Hãy tin tưởng vào cấp dưới. Giao công việc cho họ càng nhiều càng tốt. Hãy tìm cơ hội cất nhắc họ khi họ có nhiều thành tích. Luôn phải giám sát công việc đã giao cho cấp dưới. Phải bình đẳng với mọi người, chớ thiên vị. Không thân mật quá mức đối với cấp dưới. Nghiêm túc và lịch sự khi giao tiếp với phụ nữ và người trẻ tuổi. Có thể tặng quà, mời cấp dưới ăn trưa khi có điều kiện.

    3. Giao tiếp với đồng nghiệp

    Trong văn phòng, quan hệ với đồng nghiệp không chỉ là quan hệ mang tính cạnh tranh mà còn là mối quan hệ phối hợp, hợp tác trong công việc. Đó là mối quan hệ vô cùng quan trọng đối với sự thành đạt của mỗi người. Ở trong tổ chức không có công việc nào không cần hợp tác với người khác. Các quan hệ này tồn tại trong nhiều năm, làm phong phú vốn sống và làm chỗ dựa cho bạn. Nó tạo điều kiện, củng cố mối quan hệ của bạn ở nơi làm việc. Trong quan hệ với đồng nghiệp, bạn cần lưu ý những điểm sau:

    - Luôn học hỏi ở đồng nghiệp. Bất kỳ cá nhân nào cũng có những điểm tốt cho mỗi người khác học tập. Chúng ta học ở đồng nghiệp những bài học thành công, kể cả những bài học thất bại của họ.

    - Luôn chia sẻ thông tin với đồng nghiệp. Hãy vui vẻ, chan hòa với đồng nghiệp, chia sẻ thông tin cùng đồng nghiệp. Chia sẻ thông tin không có nghĩa là gặp gì nói ấy, để lộ cả những thông tin bảo mật. Không nên sống quá khép kín, không giao tiếp để trở thành người bí hiểm, lập dị.

    - Tích cực giúp đỡ các đồng nghiệp. Hãy giúp đỡ đồng nghiệp vô tư trong điều kiện có thể, tạo được ấn tượng tốt từ đồng nghiệp, tỏ ra là người đáng tin cậy, hình thành được niềm tin, từ đó bạn hình thành uy tín trong bạn bè, đồng nghiệp. Giúp đỡ các đồng nghiệp không có nghĩa là làm thay họ, che giấu khuyết điểm của họ.

    - Không được đùa cợt những nhược điểm của đồng nghiệp. Không lấy nhược điểm hay dị tật của đồng nghiệp để giễu cợt, nhạo báng. Bởi ai cũng có dị tật, nhược điểm và không muốn người khác động chạm đến. Đừng lấy nỗi đau của người khác làm trò đùa của mình.

    - Hãy tôn trọng cá tính, sự riêng tư của đồng nghiệp. Không thể áp đặt quan điểm, lẽ sống của mình đối với người khác. Hãy tôn trọng các giá trị của người khác, dù các giá trị đó không đúng với bạn. Đừng can thiệp sâu vào chuyện riêng của đồng nghiệp, không nên hỏi thẳng thừng hay đồn thổi về chuyện riêng của họ.

    4. Giao tiếp với khách hàng (công dân)

    Chúng ta đã biết rằng “khách hàng là thượng đế” và “ý kiến khách hành luôn đúng”. Theo quy luật cung cầu trong nền kinh tế thị trường thì ở đâu có cầu thì ở đó có cung. Có khách hàng thì mới có tổ chức đáp ứng nhu cầu của họ. Các cuộc giao tiếp với khách hành thường ngắn, nên ấn tượng và phong cách của bạn phải góp phần củng cố niềm tin ở họ.

    - Bạn phải có trách nhiệm đối với khách hàng. Bạn cần tôn trọng hợp đồng, lời hứa với khách hàng để tạo ra uy tín riêng của bạn và uy tín chung của tổ văn phòng. Hãy nhớ rằng mọi khách hàng (quá khứ, hiện tại, tương lai) đều quan trọng. Họ cần được đối xử ân cần, lịch sự và có trách nhiệm.

    - Giao tiếp với khách hàng là phải đúng hẹn. Thời gian là vàng. Điều này không chỉ đúng với bạn mà cả với khách hàng của bạn nữa. Cho nên, không nên trễ hẹn trong giao tiếp nói chung và với khách hàng nói riêng. Khi công việc kết thúc, hết thông tin, cần dứt khoát kết thúc cuộc gặp, không nên ngồi nán lại nói chuyện lan man.

    - Hãy tế nhị khéo léo với khách hàng. Luôn tôn trọng khách hàng, khuyến khích khách hàng phản hồi thông tin về sản phẩm của bạn, để bạn có điều kiện cải tiến sản phẩm đó tốt hơn. Không quá tiết kiệm lời “cảm ơn”, “xin lỗi”.

    - Hãy tỏ ra thân thiện với khách hàng, nhưng đừng tỏ ra quá thân mật đối với họ. Hãy lưu trữ hồ sơ của khách hàng, gồm những thông tin cơ bản như sau: Họ tên, địa chỉ, chức danh, hoàn cảnh gia đình, nơi công tác, sở thích, đặc điểm…

    II. NGUYÊN TẮC GIAO TIẾP TRONG CÔNG SỞ HÀNH CHÍNH

    Trong một văn phòng, các giao tiếp đan xen đa dạng, không có một khuôn mẫu cụ thể cho từng cuộc giao tiếp. Mỗi cuộc giao tiếp phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố. Các yếu tố đó lại biến đổi không ngừng. Ở đây chỉ đưa ra vài nguyên tắc cơ bản nhất, mang tính phổ biến chung cho mọi vị trí giao tiếp trong tổ chức. Những nguyên tắc này xuất phát từ 2 tiên đề mọi người đều biết từ lâu, đó là:


    Tiên đề 1: “Hãy đối xử với mọi người giống như bạn muốn họ đối đãi mình như vậy”.
    Tiên đề 2: “Mỗi người đều quan trọng cả”
    1. Luôn nghiêm túc trong giao tiếp
    Dù giao tiếp với ai? Trong điều kiện như thế nào? bàn bạc về vấn đề gì? ở đâu? … Bạn luôn phải là người tập trung vào công việc, mục đích của cuộc giao tiếp. Khi đã hứa hẹn hợp đồng thì phải tập trung mọi năng lực có thể để thực hiện đúng những lời hứa, những thỏa thuận. Phải giữ gìn và phát triển những mối quan hệ đã có trong môi trường làm việc, liên quan đến nghề nghiệp. Hãy giúp đỡ đồng nghiệp trong tổ chức nếu có thể.
    2. Hãy thận trọng trong giao tiếp
    Phải phân định các mối quan hệ giao tiếp rạch ròi trong tổ chức, giao tiếp công vụ và giao tiếp bạn bè. Không nên xưng hô: Cậu tớ, mày tao, ông tôi.. với cấp trên của mình tại nơi cong sở dù cấp trên là bạn thân của bạn. Bạn chẳng nên tiết lộ đời tư của mình quá nhiều trong tổ chức. Nó không giúp cho năng suất lao động mà có lúc làm hại sự thành đạt của mình. Bạn không được tiết lộ đời tư của người khác, người ta dễ cho bạn là moi móc, tọc mạch, gây bất lợi cho bạn.
    3. Cần biết tiết kiệm thời gian
    Bạn luôn nhớ “thời gian là tiền bạc” không nên túm 5 tụm 3 bàn tán những chuyện vô bổ. Khi cần trao đổi công việc thì gặp nhau, xong việc nên kết thúc và về vị trí của mình đề làm việc. Hãy tận dụng thời gian để làm việc và giao tiếp có hiệu quả cao. Nếu mỗi người mỗi ngày lãng phí vài chục phút, thì thời gian lãnh phí của toàn tổ chức (hàng chục, hàng trăm người) mỗi ngày là một con số không nhỏ.
    4. Bạn xây dựng cho mình là người có uy tín
    Uy tín được thể hiện qua giao tiếp, bạn là người có chuyên môn, có tư cách và đáng tin cậy. Đây là một phẩm chất quan trọng giúp bạn thành đạt trong sự nghiệp của mình.
    5. Luôn ăn mặc phù hợp
    Khi chọn trang phục bạn cần đặt ra các câu hỏi sau: Bạn sắp tiếp ai, nhân dịp gì, tính chất của cuộc giao tiếp đó?… Bởi trang phục của nam giới khác xa trang phục của nữ giới, trang phục đi làm khác trang phục dự hội nghị, trang phục của người béo khác trang phục của người gầy, trang phục ngày thường khác với ngày lễ, trang phục mùa đông khác trang phục mùa hè… Tóm lại, tùy từng hoàn cảnh, cá nhân mà bạn chọn trang phục cho phù hợp với mình, với đối tượng giao tiếp.
    Tôi rất thích làm việc với những người giỏi hơn tôi
    Đơn giản vì họ cho tôi cảm giác mình còn phải nỗ lực rất nhiều

    ------------------------
    *
    Ngô Quốc Dũng - HVHC.15H

    * Huyện Hòa Vang - Tp. Đà Nẵng
    * Email: dungdng@hanhchinh.com.vn
    * Phone: -84-905.666.319


  2. 04-08-2011, 03:42 AM
    Cán sự
    Bắt đầu vào 04-08-2011, 03:42 AM
    Bài viết: 50
    ndphuocdn is offline
    #2

    Default Vấn đề giao tiếp trong công sở hành chính

    Có thể tạo nên phong cách giao tiếp riêng trong công sở không nhỉ?
  3. 04-08-2011, 10:39 AM
    Quản lý Diễn đàn
    Bắt đầu vào 04-08-2011, 10:39 AM
    Bài viết: 1,154
    dungdng is offline
    #3

    Default Vấn đề giao tiếp trong công sở hành chính

    Trích Nguyên văn bởi ndphuocdn View Post
    Có thể tạo nên phong cách giao tiếp riêng trong công sở không nhỉ?
    Đây chỉ là những vấn đề được rút ra từ thực tiễn và hình thành cơ sở lý luận chung mà thôi. Còn trong mỗi cơ quan, đơn vị, tùy theo mỗi hoàn cảnh và điều kiện thực tế mà chúng ta có phong cách giao tiếp cho phù hợp. Nhưng những nội dung về đạo đức, thuần phong mỹ tục, văn hóa ...là những vấn đề cốt lõi không thể thiếu trong giao tiếp nói chung.
    Tôi rất thích làm việc với những người giỏi hơn tôi
    Đơn giản vì họ cho tôi cảm giác mình còn phải nỗ lực rất nhiều

    ------------------------
    *
    Ngô Quốc Dũng - HVHC.15H

    * Huyện Hòa Vang - Tp. Đà Nẵng
    * Email: dungdng@hanhchinh.com.vn
    * Phone: -84-905.666.319


  4. 08-08-2011, 11:42 PM
    Chuyên viên
    Bắt đầu vào 08-08-2011, 11:42 PM
    Bài viết: 155
    danh_tang is offline
    #4

    Default Vấn đề giao tiếp trong công sở hành chính

    Giao tiếp công vụ trong thời buổi hội nhập không nhất thiết là nguyên tắc nưã mà đòi hỏi trong quá trình giao tiếp công vụ phải thật sự linh hoạt, mềm dẻo, nắm được tâm lý đối tượng.
    Đôi lúc áp dụng nguyên tắc trong giao tiếp công vụ cũng chưa chắc là thành công 100%
    Cựu SV HVHC Cơ sở TP.HCM
  5. 09-08-2011, 11:25 AM
    Quản lý Diễn đàn
    Bắt đầu vào 09-08-2011, 11:25 AM
    Bài viết: 1,154
    dungdng is offline
    #5

    Default Vấn đề giao tiếp trong công sở hành chính

    Trích Nguyên văn bởi danh_tang View Post
    Giao tiếp công vụ trong thời buổi hội nhập không nhất thiết là nguyên tắc nưã mà đòi hỏi trong quá trình giao tiếp công vụ phải thật sự linh hoạt, mềm dẻo, nắm được tâm lý đối tượng.
    Đôi lúc áp dụng nguyên tắc trong giao tiếp công vụ cũng chưa chắc là thành công 100%
    Đồng ý là phải linh hoạt nhưng phải có nguyên tắc. Nếu không nắm những nguyên tắc cơ bản thì sẽ không bao giờ thành công được. Cũng vì điều này mà hiện nay những lớp đào tạo kỹ năng mềm, kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh, kỹ năng giao tiếp với đám đông, kỹ năng đàm phán....đang thu hút rất nhiều người tham gia. Mặt dù có rất nhiều người là Giám đốc, Phó Giám đốc hay CEO vẫn tham gia học....vì họ muốn học những nguyên tắc cơ bản ấy. Còn khi vận dụng thì linh hoạt, mềm dẻo..như bạn nói là đúng rồi.
    Tôi rất thích làm việc với những người giỏi hơn tôi
    Đơn giản vì họ cho tôi cảm giác mình còn phải nỗ lực rất nhiều

    ------------------------
    *
    Ngô Quốc Dũng - HVHC.15H

    * Huyện Hòa Vang - Tp. Đà Nẵng
    * Email: dungdng@hanhchinh.com.vn
    * Phone: -84-905.666.319


  6. 20-04-2012, 04:57 PM
    Chuyên viên
    Bắt đầu vào 20-04-2012, 04:57 PM
    Bài viết: 227
    quangtrungks7a is offline
    #6

    Default Vấn đề giao tiếp trong công sở hành chính

    mình kết nhất là câu " ko nên tiết lộ đời tư của bạn tại công sở, nó sẽ ảnh hưởng đến sự thành đạt của bạn"... cảm ơn chủ topic...
    Hành là ....Chính

Tags:

None