Hướng dẫn này ban hành theo công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước

Hướng dẫn này áp dụng để chỉnh lý các phông hoặc khối tài liệu hành chính tiếng Việt được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội-nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) tại lưu trữ lịch sử các cấp và lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức.

Khi chỉnh lý tài liệu hành chính tiếng Pháp thuộc thời kỳ Pháp thuộc ở Việt Nam và Đông Dương, tài liệu khoa học và công nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu xuất xứ cá nhân, có thể vận dụng Hướng dẫn này nhưng cần được bổ sung cho phù hợp với đặc thù của mỗi loại hình tài liệu.